Прийняття касової зміни

Швидке переміщення по статті:

Реєстрація продажу товарів і послуг підприємства здійснюється в рамках касової зміни, відкриття і закриття якої на кожному з касових апаратів виконується відповідальним співробітником через Syrve POS.

Перевірка фінансових результатів касових операцій, здійснених протягом однієї або декількох касових змін, і відображення цих операцій у плані рахунків виконується за допомогою інструменту Касові зміни. Цей інструмент може використовуватися як своєрідний чек-лист, у якому можна переглянути списки деяких операцій, перевірити їх і відзначити перевірені.

Виконується контроль продажів, здійснених за безготівковий розрахунок, вилучень, інкасації та внесень. Як правило, під час контролю проводиться перевірка наявності підтвердних документів на кожну операцію.

Список касових змін відкривається при виборі пункту меню Роздрібні продажі → Касові зміни.

Касова зміна належить до певного облікового дня за ознакою часу її відкриття. Продажі за зміну завжди проводяться часом, що знаходиться всередині часового діапазону її книжкового облікового дня (його початок задається в налаштуваннях торговельного підприємства), навіть якщо фактично зміна була закрита пізніше часу її закінчення. У разі, якщо касовий апарат було віднесено до будь-якої концепції (задається в налаштуваннях торговельного підприємства), то відповідна касова зміна і формовані на її основі акти реалізації, що формуються відповідатимуть певній концепції.

За замовчуванням представлено список змін за поточний місяць. Цей період може бути змінений за допомогою полів За період, з і по.

Інформація про кожну зміну розташовується в таких полях:

Облік. день
Група
№ каси
№ зміни
Відкрита
Закрито
Відп. касир
Менеджер
Поч. залишок*
Сума продажів*
Списання*
Внесення*
Вилучення*
Виручка*
Кон. залишок*
Різниця* Значення в цьому полі розраховується автоматично за формулою: "Сума в грошовому ящику" мінус ("Сума вилучень" мінус "Сума, залишена касиром у касі").
Стан
Фіск. номер
Концепція

* Значення в полях, відмічених зірочкою, вказуються в тій валюті, яка була встановлена в налаштуваннях торговельного підприємства (див. Налаштування валюти).

З цього вікна можуть бути отримані звіти як за однією зміною, так і за кількома обраними змінами. Для цього потрібно відзначити галочками зміни, що цікавлять, натиснути кнопку Дії і вибрати необхідний пункт:

Звіт за чеками - список чеків, роздрукованих на обраних касах за обліковий день. У цьому звіті можна отримати детальну інформацію про замовлення, за яким було роздруковано відповідний чек, про прийняті за замовлення оплати, а також за необхідності скоригувати тип отриманої оплати. Цей звіт також відкривається, якщо двічі клацнути по запису, що відповідає одному з днів.
Звіт за стравами
Низка звітів про суми отриманої виручки
Створено OLAP-звіт
Для обраних касових змін можна створити заново всі складські документи, які були сформовані автоматично в Syrve POS (Дії → Створити складські документи за змінами). Використовуйте цю можливість, якщо ви помилково внесли зміни в автоматичний документ і хочете його відновити. Будуть створені нові версії документів, старі версії зберігаються.
- Акти реалізації.
- Акти списання.
- Акти переробки.
- Видаткові накладні.
- Акти приготування.
Об'єднаний звіт про продажі за обраними касовими змінами. З такого звіту надалі може бути отримано в друкованому вигляді зведений акт реалізації.

За однією зміною можуть бути отримані звіт про продажі, зареєстровані за один з облікових днів, і повний звіт обраної зміни.

За обраною зміною може бути надрукований "Забірний лист", а також звіт "ОП-6 (за концепціями)" і "ОП-6 погодинна" з урахуванням знака операції (прихід або витрата). Форма заповнюється даними за операціями, зареєстрованими тільки з використанням настроюваних типів оплати, які формують документи "Акт приготування", "Акт списання", "Внутрішнє переміщення", "Акт переробки" і "Видаткова накладна".

Для друку забірного аркуша потрібно відмітити галочкою зміну, що цікавить, і натиснути кнопку Друк → Забірний лист, ОП-6 (за концепціями) або ОП-6 погодинна. У забірному листі ОП-6 (за концепціями) друкуються колонки типів оплат згідно із заданими для них концепціями. Це настроювані типи оплат, які використовуються тільки для переміщення продуктів на касі.

У забірному листі ОП-6 погодинна (від 10 до 22 години) дані, отримані до 10 години, підсумовуються і потрапляють у 10-годинну колонку, а дані, отримані після 22-ї години, підсумовуються і потрапляють у 22-годинну колонку.

Як прийняти касову зміну

Примітка: прийнята може бути тільки закрита касова зміна (відображається у списку зеленим шрифтом). Але окремі операції можуть бути проконтрольовані ще до її закриття. Для цього необхідне право "Приймати касові зміни" (B_ACS).

Щоб зареєструвати прийняття касової зміни натисніть праву кнопку миші на записі, що відповідає зміні, яку ви хочете прийняти, і виберіть пункт контекстного меню Прийняти зміну.

Прийняття зміни відбувається в три кроки.

Крок 1. Контроль продажів за безготівковий розрахунок. Ви бачите список продажів за безготівковий розрахунок з інформацією про їхні суми і співробітників, які зареєстрували ці операції. А також рахунки, на які були нараховані ці суми.

Для зручності контролю проведені операції, які не викликають підозр, або навпаки, сумнівні, можуть бути відзначені відповідними значками (✔ або !). Для цього клацніть мишею в стовпці OK. Якщо всі продажі в списку ви хочете відзначити, як такі, що не що не викликають підозр (✔), клацніть мишею заголовок стовпчика OK.

За необхідності, наприклад, при підтвердженні операції, ви можете безпосередньо в цьому вікні змінити рахунок, на який потрібно перевести платежі депозитними картками, відразу для декількох платежів. Для цього виберіть безготівкові платежі за допомогою клавіш Shift або Ctrl і пункт контекстного меню Встановити рахунок за зразком. Встановлені рахунки показані в колонці Списати - На рахунок. Якщо для платежів зазначено контрагенти (наприклад, під час оплати замовлень у кредит), то аналогічним чином ви можете вказати контрагента, з якого будуть списані суми, одразу для кількох платежів (вибрати платежі і пункт контекстного меню Задати значення контрагента). Задані контрагенти показані в колонці Списати - Контрагент.

Після перевірки всіх операцій натисніть кнопку Далі.

Залежно від типу оплати, яким було закрито замовлення (за безготівковий розрахунок), грошові кошти обліковуються на таких рахунках:

банківські картки - на рахунку "Грошові кошти, еквайринг";
безготівкова оплата контрагентом залежно від типу контрагента – на рахунку "Поточні розрахунки зі співробітниками", "Заборгованість перед постачальниками" або "Депозити гостей";
безготівковий розрахунок - на рахунку "Грошові кошти, безготівкові" (на цей рахунок можуть потрапляти платежі депозитними картками).

Після збереження прийняття зміни буде зареєстровано проводку: Д (Рахунок обліку грошових коштів) К (Нерозподілена виручка) стаття Cash Flow "Виручка".

Якщо змінити рахунок у вікні першого кроку прийняття зміни, то буде зареєстровано проводку: Д (Новий рахунок) К (Старий рахунок) Стаття Cash Flow "Внутрішнє переміщення.

Крок 2. перевірка зареєстрованих операцій з вилучення готівки з каси або інкасацій.

У цьому вікні ви бачите суму, яка була вилучена при закритті касової зміни. У блоці Списати ви можете ввести розмір фактичної суми, яку менеджер здав у сейф. За замовчуванням уся вилучена сума записується на співробітника, який авторизував інкасацію (вона проходить за рахунком "Гроші, видані під звіт"). Безпосередньо в цьому вікні цю сума може бути переведена на необхідний рахунок.

При цьому, якщо сума, надана менеджером, відрізняється від суми, яка мала бути за підрахунками Syrve, різниця має бути записана на якийсь рахунок. Він може бути обраний зі списку, а також може бути задано контрагента, відповідального, наприклад, за нестачу.

Недостача

Надлишки

Після перевірки всіх операцій натисніть кнопку Далі.

Сума, інкасована при закритті касової зміни, відображається таким чином:
Д (Гроші, видані під звіт) Шеф-контрагент (Менеджер, який закрив зміну) - К (Торгова каса).
Гроші переводяться з підзвіту на рахунок "Грошові кошти": - Якщо суми збігаються, створюється проводка:
К (Гроші, видані під звіт) Шеф-контрагент (Менеджер) - Д (Рахунок, зазначений у полі "З рахунку"), стаття Cash Flow "Підзвіт".
Якщо сума менша за ту, яку зняли з каси (задається в полі "Сума факт"), то створюються проводки:
К (Гроші, видані під звіт) Шеф-контрагент (Менеджер) - Д (Рахунок, зазначений у полі "З рахунку"). Показано суму з поля "Сумма, факт", стаття Cash Flow "Підзвіт каси".
К (Гроші, видані під звіт) Шеф-контрагент (Менеджер) - Д (Рахунок, зазначений у полі "Записати недостачу на рахунок") Корр.контрагент (контрагент, зазначений для нестачі). Показано суму, що дорівнює різниці між сумами в полях "Сума" і "Сума, факт". Тип проводки НЕДОСТ. Стаття Cash Flow "Нестача".
Якщо сума більша за ту, яку зняли з каси, то створюються проводки:
К (Рахунок, зазначений у полі "З рахунку") - Д (Гроші, видані під звіт) Шеф-контрагент (Менеджер). Показано суму з поля "Сумма, факт", стаття Cash Flow "Підзвіт".
К (Рахунок, зазначений у полі "Записати надлишки на рахунок") Корр.контрагент (контрагент, зазначений для надлишків) - Д (Гроші, видані під звіт) Шеф-контрагент (Менеджер). Показано суму, що дорівнює різниці між сумами в полях "Сума" і "Сума, факт".

Тип проводки надлишок. Стаття Cash Flow "Надлишки".

Крок 3. перевірка операції внесення готівки. При цьому також може бути змінено контрагента і рахунок, на який буде зараховано гроші.

Підтвердіть коректність операцій і натисніть кнопку Зберегти та закрити.

Якщо під час прийняття зміни хоча б одна операція була позначена як непідтверджена (знаком оклику !), то в списку касових змін ця зміна відображатиметься червоним кольором. До процедури прийняття можна повертатися стільки разів, скільки необхідно. Щойно всі операції в зміні будуть підтверджені, запис стане відображатися чорним кольором.