Заборгованість перед контрагентами

Швидке переміщення по статті:

Коли в накладній зазначається відповідальний співробітник підприємства, це означає, що він розрахувався з постачальником за поставку. Вартість товару обліковується на рахунку цього співробітника.

Якщо розрахунок із постачальниками ведеться не "за фактом", то вартість поставлених товарів накопичується на рахунку Заборгованість перед постачальниками і факт їх оплати потрібно зареєструвати в системі.

Щоб перевірити, кому і які документи потрібно оплатити:

Виберіть пункт меню Фінанси → Заборгованість перед контрагентами.
У полях За період, з і по вкажіть період, за який потрібно вивести список документів.
Якщо хочете побачити борг перед конкретним постачальником, виберіть його в полі Контрагент.
Натисніть кнопку Оновити.

Залежно від терміну оплати документи виділяються кольором:

Чорним - неоплачені документи, за якими є заборгованість.
Червоним - термін оплати закінчився.
Синім - термін оплати спливає в найближчі сім днів.
Зеленим - документ повністю оплачений.
Жирним - за документом зареєстровано переплату.

Для відображення повністю оплачених документів встановіть галочку Показувати оплачені.

У стовпцях наводиться така інформація про документи:

Дата - дата і час проведення документа.
Дата оплати - фактична дата, коли зареєстровано оплату документа. У самому документі дату оплати потрібно вказати вручну.

Увага! Зазначена в документі вручну дата перезаписує дату у вікні Заборгованості перед контрагентами. Наприклад, накладну оплатили 1 березня, а в документі вказали 2 березня.

Тоді у вікні заборгованості перед контрагентами дата оплати теж буде 2 березня.
Термін оплати - запланована дата оплати документа. Вказується під час створення документа у вкладці Доставка та оплата.
№ документа - номер документа.
Тип документа - тип документа, за яким утворилася заборгованість перед контрагентом.
Контрагент - постачальник.
Сума - сума за документом.
Оплатити - галочкою відмічаються документи для оплати.
Оплачено - сума вже зареєстрованої оплати за документом.
Залишилося оплатити - сума заборгованості, що залишилася за документом.
Склад - склад із документа.
Вхідний номер - номер накладної у постачальника.
Рахунок-фактура - номер рахунку-фактури.
У т.ч. ПДВ - сума ПДВ з документа.
Коментар - додаткова інформація про документ.

З контекстного меню списку документів можна відкрити документ для перегляду та редагування, для цього двічі клацніть по рядку або виберіть пункт контекстного меню Показати накладну.

Оплата документа

Щоб оплатити один або кілька документів:

Позначте документи галочками в колонці Оплатити. Сума для оплати за виділеними позиціями відобразиться в рядку Разом цієї колонки.
Натисніть кнопку Оплатити вибрані документи.
Виберіть Рахунок, з якого будуть списані кошти для оплати документів.
За замовчуванням це "Грошові кошти, банк".
Вкажіть Статтю Cash Flow. За замовчуванням це "Оплата накладних".
Щоб для оплачених документів сформувати Видатковий касовий ордер за формою КО-2 або зведений звіт, виберіть пункт Роздрукувати ВКО для кожного документа або Роздрукувати зведений ВКО.
Стовпець Сума заповнюється автоматично за повною вартістю документа. Щоб оплатити документ тільки частково, вкажіть суму вручну.
Натисніть кнопку Оплатити.

Після натискання кнопки Оплатити обрані документи зникнуть зі списку неоплачених, заборгованість перед постачальниками зменшиться. Її можна дізнатися у вікні Контрагенти → Баланс по постачальникам.

Приймання платежів

У вікні Приймання платежів відображається заборгованість покупців за видатковими накладними, актами надання послуг і ручними актами реалізації. Тут ви можете зареєструвати повну або часткову оплату за цими документами.

Щоб перевірити заборгованість покупців:

Виберіть пункт меню Фінанси → Прийом платежів.
У полях За період, з і по вкажіть період, за який хочете дізнатися заборгованість.
Якщо хочете побачити заборгованість за конкретним покупцем, виберіть його в полі Контрагент.
Натисніть кнопку Оновити.

За вказаний період відобразяться:

Видаткові накладні, за якими не зареєстровано платіж на повну суму.
Ручні акти реалізації.
Акти надання послуг, за якими ще не зареєстрована повна оплата.

Щоб побачити повністю оплачені документи, встановіть галочку Показувати оплачені.

Залежно від терміну оплати документи виділяються кольором:

Чорним - неоплачені документи, за якими є заборгованість.
Червоним - оплата заборгованості прострочена.
Синім - термін оплати документа спливає в найближчі 7 днів.
Зеленим - документ оплачено повністю.
Жирним - зареєстровано переплату документа.

Щоб знайти документ із найбільш ранньою датою відвантаження, клацніть мишею по заголовку стовпця Дата. Такий документ виявиться першим у списку.

Параметри документів:

Дата - дата і час проведення документа.
Дата оплати - фактична дата, коли зареєстровано повну оплату документа. У самому документі дату оплати потрібно вказати вручну.

Увага! Зазначена в документі вручну дата перезаписує дату у вікні приймання платежів. Наприклад, у вікні приймання платежів накладну оплатили 1 березня, а в документі вказали 2 березня. Тоді у прийманні платежів дата оплати теж буде 2 березня.

Термін оплати - запланована дата оплати документа. Вказується під час створення документа: у видатковій накладній - у вкладці Доставка і оплата, в Акті надання послуг - у полі Термін оплати.
№ документа - номер документа.
Тип документа - тип документа, за яким утворилася заборгованість контрагента.
Контрагент - покупець, для Актів реалізації не заповнюється.
Сума - сума документа.
Оплатити - галочкою відмічаються документи для оплати.
Оплачено - сума вже зареєстрованої оплати, що надійшла за цим документом.
Залишилося оплатити - сума заборгованості, що залишилася за документом.
У т. ч. ПДВ - ПДВ з документа
Рахунок виручки - рахунок виручки з документа.
Склад - склад із документа.
Оплачені накладні - галочкою відмічені оплачені документи.
Коментар - коментар із документа.

Щоб відкрити документ для перегляду і редагування, в його контекстному меню виберіть пункт Показати документ.

Для перегляду проводок за оплаченим документом виберіть пункт контекстного меню Показати проводки оплати. Відкриється картка рахунку, де транзакції відфільтровано за номером документа і типом проводки.

Наприклад, потрібно подивитися проводки повністю оплаченого документа Видаткова накладна для покупця Агора. Відкрилася картка рахунку з проводкою типу НАДПОСЛОПЛ: "Заборгованість перед постачальниками".

Див. також статтю Облік дебіторської заборгованості