Прибуткова накладна

Швидке переміщення по статті:

Оформлення прибуткової накладної

Щоб зареєструвати надходження товару на склад:

Натисніть кнопку Створити та виберіть Прибуткова накладна. Нова накладна може бути створена на основі однієї з існуючих, для цього призначена кнопка Копія та пункт контекстного меню Копіювати.
При необхідності відредагуйте згенерований автоматично обліковий номер нової накладної, під яким вона буде зареєстрована в системі. Номер може бути відсутнім, якщо налаштовано шаблон нумерації таким чином, що при створенні документа йому не вистачає даних для генерації. У цьому випадку номер буде запропоновано згенерувати при збереження документа.
У полі Дата та час отримання товару за потреби змініть дату та час, під якими накладна має бути проведена. За замовчуванням береться значення, задане в налаштуваннях торгового підприємства у закладці Установки обліку. Якщо там встановлена галочка Підставляти дату за останньою накладною, то дане поле буде заповнене значенням з останньої зареєстрованої у системі накладної.
Зі списку Постачальник виберіть назву постачальника товару.
За замовчуванням всі товари оприбутковані на один склад. Якщо ж товари з накладної мають зберігатися на різних складах, то галочку зліва від поля Оприбуткувати на склад потрібно зняти, і для кожного товару потрібно буде вказати свій склад у полі Оприбуткувати на склад. (Ця колонка з'явиться у таблиці після зняття галочки). Склад може бути заданий автоматично з останньої зареєстрованої в системі накладної. Для цього в установках підприємства встановіть галочку Підставляти склад по останній накладній.
Розрахунок із постачальником може проводити співробітник, якому спеціально з цією метою було видано кошти. У цьому випадку встановіть галочку зліва від поля Зарахувати співробітнику та виберіть його зі списку. Після проведення накладної її вартість буде списано за рахунок цього співробітника (за рахунком "Гроші, видані під звіт").
Дані по приходу показуються у звітах і можуть бути віднесені до певної концепції. Для цього виберіть її назву у полі Концепція.
При необхідності ви можете задати такі показники, як номер цієї накладний у постачальника (поле Вхід. документ №), номер та дата виставлення рахунку-фактури (поля Рахунок-фактура та Від), а також номер Товарно-транспортна накладна (поле Товарно-транспортна накладна). Ви можете налаштувати обов'язкове введення номера рахунку-фактури. Для цього у Налаштуваннях торгового підприємства у вкладці Налаштування обліку встановіть галочку Номер рахунок-фактури є обов'язковим.
Заповніть поля у вкладці Доставка та оплата:
- У полі Термін оплати відображається розрахункова дата оплати накладний. До дати проведення накладної додається кількість днів відстрочки платежу, і навіть враховується день платежу. Ці параметри задані у картці постачальника. Якщо у картці постачальника не вказано відстрочку платежу, то термін оплати ви можете поставити вручну.
- Після проведення оплати документа вкажіть Дату оплати вручну, поле автоматично не заповнюється. Це поле використовується виключно для ручної відмітки в документі, про те що оплата відбулась. При цьому ніяких операцій чи проводок в системі проводитись не буде. І сума заборгованості залишиться незмінною. Тому радимо для автоматизації контролю розрахунків з постачальниками користуватись звітом Заборгованість перед контрагентами.
- Вкажіть, чи вчасно було виконано доставку та чи відповідає товар замовлення на постачання. У поточній версії Syrve ця інформація може бути використана для вивантаження у зовнішні системи.
Для кожного товару заповніть поля накладної. Тип елементів, доступних для оприбуткування визначається тим, яка закладка обрана над заповнюваним списком: «Всі», «Товари», «Страви», «Напівфабрикати», «Послуги» або "Модифікатори".
- Введіть найменування товару, що прийшов за накладною у полі Найменування товару. Якщо включено режим Використовувати товари у постачальника, то поле для введення назви товару називається Найменування товару у нас. А також буде можливість ввести товар, на який робиться прихід, в полі Найменування товару у постачальника.
  див. Введення товару за назвою (коду) у постачальника.
- Введіть інформацію про кількість товару, що надійшов у колонці В тарі. При цьому значення, зазначене в документах від постачальника може відрізнятися від отриманого за фактом. Тоді його потрібно буде вказати у полі Фактична кількість. При зміні кількості товару у тарі автоматично змінюється його фактична кількість у накладній.
- Введіть інформацію щодо вартості товару. При виборі товару автоматично заповнюється його ціна з останньої прибуткової накладний (у полі Ціна за од. тари). Для цього має бути встановлена галочка Підставляти ціну за останнім приходом у налаштування підприємства. Може бути налагоджена робота з постачальником з прайс-листу.
- Вкажіть ставку ПДВ. Якщо в номенклатурній картці цього товару задана ставка ПДВ, вона буде автоматично врахована, але при необхідності можна змінити або ввести значення вручну.
Для введення ще одного товару клацніть мишею на наступному рядку накладний. Щоб видалити товар із накладної, натисніть правою кнопкою миші на відповідному рядку таблиці та виберіть пункт контекстного меню Видалити.
Після введення всіх товарів натисніть кнопку Зберегти та закрити. За замовчуванням всі накладні зберігаються з проведенням.
Якщо вам потрібно зберегти накладну без проведення, видаліть галочку з поля проведенням. Документ буде збережено у вигляді чернетки. Пізніше його можливо відредагувати або видалити.

Виходячи з даних нового надходження, може знадобитися зміна прейскуранта: додавання нових позицій чи зміна відпускних цін. Для цього виділіть необхідні позиції в прибутковій накладній та виберіть Дії → Переоцінка.

Сформується наказ про зміну прейскуранта цих позицій на дату, наступну за поточним днем. У ньому ви можете застосувати механізми автоматичного розрахунку нових відпускних цін, див. Накази про зміну прейскуранта.

Збережену прибуткову накладну ви можете сплатити, якщо розрахунок з постачальником по факту вже відбувся. Для цього в меню Дії виберіть пункт Оплатити. Далі дотримуйтесь інструкцій, описаних у статті Заборгованість перед контрагентами.

Примітка: за необхідності, з прибуткової накладної можуть бути роздруковані різні форми документів. Для друку накладної натисніть кнопку Дії та виберіть пункт друку необхідної форми. Також в Syrve є можливість створювати власні форми друку накладної чи супроводжуючого документа. Якщо таку форму треба роздрукувати, то треба вибрати кнопку Дії і внизу меню, що відкрилося, перейти в Шаблони і обрати необхідну, заздалегідь створену, форму із списку.

В списку накладних, при натисканні лівої кнопки мишки відкривається контекстне меню. При виборі в контекстному меню Звіти відкривається вікно попереднього перегляду звіту, звідки може бути виконано його друк; Друк – відкривається стандартне вікно виведення на принтер.

З контекстного меню накладної можна отримати звіти «Рух товару», а також «Звіт про входження товару до страви». Рух товару показано лише за складами, які були зазначені у вихідному документі.

Розбіжність за кількістю

Кількість товару, зазначена в документах від постачальника, може відрізнятись від одержаного за фактом. Якщо немає можливості відрегулювати розбіжності в момент прийому, до обліку приймаються дані згідно з оригіналом документа. Але відхилення за кількістю, договірною ціною та невідповідністю позицій (привезли інший товар) необхідно зафіксувати в системі з метою подальшого вирішення спірних питань.

Саме для таких випадків призначені дві колонки для введення кількості: тара та фактична кількість. Якщо значення цих колонках не рівні, всі вони будуть виділені рожевим кольором, а при наведенні на них покажчика миші буде виводитися підказка із зазначенням різниці у кількості.

Після проведення документа до обліку буде прийнято кількість, вказану в колонці У тарі, але документ, у якому зафіксовано розбіжність, буде позначено значком у загальному списку документів. Надалі на різницю по кількості можуть бути зареєстровані акти списання або накладні на повернення.

Якщо у накладній фактична кількість більша за кількість товару в тарі, то такі позиції також виділяються кольором. У попереджувальному повідомленні такі розбіжності показані зі знаком "мінус".

Таким же значком відзначаються і витратні накладні, що є частиною внутрішнього переміщення, якщо у відповідній прибутковій накладною було зареєстровано розбіжність за кількістю. У документі показується інформація про кількість товару, прийнятого за фактом.

Введення товару за назвою або кодом у постачальника

Ввести найменування товару можна двома способами: тому назвою, під якою товар зареєстровано у довіднику номенклатури (у колонці Найменування товару у нас) або за тією назвою, під якою товар проходить за документами постачальника (у колонці Найменування товару у постачальника).

Щоб у накладній відображалися поля Код у постачальника та Найменування товару у постачальника, у налаштуваннях торгового підприємства у вкладці Налаштування обліку встановіть галочку Використовувати товари у постачальника.

Для оприбуткування товару за його назвою потрібно поставити чітку відповідність між товарами у нас та у постачальника. Цю відповідність можна налаштувати заздалегідь у номенклатурній картці товару у вкладці Товари постачальників, прайс-листі постачальника або безпосередньо під час створення накладної.

Якщо відповідність між товарами задано, то в полі Найменування товару у постачальника для вибору доступні як товари із довідника номенклатури, так і товари постачальника, зазначеного у накладній у полі Постачальник. Повний список товарів постачальника відображається у довіднику Зовнішні товари.

При виборі зовнішнього товару автоматично підставляється відповідний товар «у нас», прихід якого реєструється у накладній.

Якщо при прийомі товару за його найменуванням у постачальника, не потрібно контролювати ціни, то в прайс-листі встановіть відповідність «товар у нас» - «товар у постачальника». Та в полі Дія, при відхиленні ціни, виберіть дію "Не попереджати".

Включення послуги у ціну товару

Залежно від облікової політики підприємства витрати на доставку товарів та інші додаткові послуги враховуються на окремій статті витрат або включаються у вартість продуктів, що купуються.

Вартість послуги розподіляється пропорційно за товарами накладної та розраховується виходячи із вартості чи кількості товарів. В результаті у колонці Дод. витрати напроти кожного товару з'являється сума, на яку збільшиться їхня собівартість при формуванні проведення приходу на склад, а загальна сума накладної залишається незмінною.

Якщо на підприємстві ПДВ виділяється на окремому рахунку, то розподіл послуг розраховується за вартістю товарів без ПДВ та окремо за сумою самого ПДВ.

Щоб включити вартість послуг у собівартість товарів:

Оформіть прибуткову накладну, як описано вище.
Додайте послугу, вартість якої потрібно розподілити на товари. У цієї послуги має бути включено налаштування Не бере участі в русі по складу у картці номенклатури у вкладці Основні властивості.
У меню Дії виберіть пункт:
- Розподілити вартість послуг за сумою. У розрахунках використовується вартість товарів. Спочатку розраховується коефіцієнт розподілу за формулою:
  Сума послуг / Сума інших товарів.
  Потім значення Доп. витрати для кожного товару обчислюється як:
  Коефіцієнт розподілу * Вартість товару.
- Розподілити вартість послуг за кількістю. У розрахунках використовується кількість товару у тарі. Коефіцієнт розподіл розраховується за формулою:
  Сума послуг / Загальна кількість товарів у тарі
  Потім значення Дод. витрати для кожного товару обчислюється як:
  Коефіцієнт розподілу * Кількість товару в тарі
  
  Примітка: Ці пункти доступні, коли у накладній є послуга з увімкненим налаштуванням Не бере участі в русі по складу.
Збережіть накладну з проведенням.

Щоб щоразу під час створення накладної не вибирати алгоритм розподілу, налаштуйте його за замовчуванням у закладці Налаштування обліку в налаштування торгового підприємства.

Додаткові витрати автоматично буду розраховуватись за цим алгоритмом, а в меню Дії навпроти нього буде встановлена галочка.

Контроль цін у прибутковій накладній

У випадку, якщо для даного постачальника налаштовано прайс-лист на закупівлю у нього товарів, то вартість одиниці цього товару підставляється автоматично.

Якщо ж у результаті введення даних нової поставки ціна змінюється і вийде за допустимі межі, заданих у прайс-листі, то клітинка буде підсвічена рожевим кольором, а при наведенні на неї покажчика миші буде виведено підказка з описом причин.

У випадку, якщо заборонено проводити такі накладні, і у вас немає спеціального права, то документ із приходом товарів за неприпустимими цінами зберегти з проведенням буде неможливим.

Накладні, в яких є розбіжності з прайс-листом, позначені значком в списку накладних.

За потреби ви можете контролювати ціни, і при цьому не вести довідник "зовнішніх товарів". Для цього у прайс-листі потрібно задати відповідність «товар у нас» – «товар у нас» та вибрати дію «Попереджати» або "Забороняти проведення".

Формування акта списання або зворотного накладний на різницю за кількістю

На підставі накладної, в якій зафіксовано розбіжності за фактом прийому товару, ви можете сформувати акт списання чи зворотну накладну на виявлену різницю. Для цього відкрийте документ із позначкою, натисніть кнопку Дії та виберіть потрібний пункт. До нього потраплять усі позиції накладний із розбіжностями.

У накладній позиції з розбіжностями виділені рожевим кольором (поля з кількістю), а при наведенні на них покажчика миші виводиться підказка з зазначенням різниці у кількості. Кількість зі знаком «мінус» означає розбіжність у більшу сторону (фактична кількість більша за кількість товару у тарі). За такими розбіжностями акти списання та зворотні накладні не формуються.