Номери документів за замовчуванням присвоюються автоматично відповідно з налаштованим шаблоном, докладніше див. Нумерація документів.
Документ можна створити на основі вже існуючого. Для цього виберіть пункт Копіювати або натисніть кнопку Копія.
При створенні документів вручну значення собівартості елементів номенклатури та їх залишки на складі відображаються тільки після натискання кнопки Оновити.
У складських документах номенклатурні позиції різних типів розподілені за окремим закладкам. Тип елементів, доступних для вибору, визначається тим, яка вкладка вибрана над списком, що заповнюється: «Всі» (за замовчуванням), "Товари", "Страви", "Напівфабрикати", "Послуги" або "Модифікатори".
До документів можна додавати товари за штрих-кодами. Для цього в налаштуваннях підприємства встановіть галочку Використовувати штрих-код при створенні документів. У документах з'явиться стовпчик Додаткові відомості. При введенні штрих-коду в документ автоматично підставлятиметься фасування товару, до якого прив'язаний введений штрих-код.
В Syrve можна реєструвати складські документи на списання з виділенням негативних залишків, а також надходження на від’ємні залишки. Ця можливість регулюється в налаштуваннях системи у вкладці Установки обліку та правами доступу. Але при обліку за методом ФІФО незалежно від налаштувань надходження на від’ємні залишки заборонено. При спробі провести документ для реєстрації такої операції, відкриється попередження.
При створенні складського документа можна вказати час його проведення, якщо у співробітника є спеціальне право «Редагувати час документа» (B_CEDT). Якщо такого права немає, то документ сформується на дату та час, задане у налаштуваннях торгового підприємства у вкладці Налаштування обліку.
Щоб дізнатися, за якими рахунками та які проводки сформувалися за документом, виберіть Дії → Показати проводки. Відкриються картки всіх що беруть участь у операції рахунків. Пункт доступний співробітникам з правами «Працювати з фінансами» (B_FIN) та «Відкривати рахунок» (B_MCB).
Усі можливі проводки за документами наведені у Довіднику проводок.
Усі друковані форми, які можна викликати із самого документа, також викликаються на друк із загального списку документів. Роздрукувати можна тільки збережений документ. Якщо документ створено, і йому надано номер, але не збережено, роздрукувати його неможливо.
Щоб переглянути, змінити або провести документ, виберіть його та натисніть Відкрити або двічі натисніть ліву кнопку миші. Якщо після перегляду накладної бажаєте залишити її в початковому вигляді, натисніть кнопку Вийти без збереження. Якщо ви змінили, натисніть кнопку Зберегти та закрити. За промовчанням накладна буде збережена з перепроведенням, тобто зміни будуть застосовані. Якщо ви хочете скасувати проведення будь-якої накладної, відкрийте її, зніміть галочку з переведенням та натисніть кнопку Зберегти та закрити.
З контекстного меню накладної, внутрішнього переміщення та акту списання можуть бути отримані звіти «Рух товару», а також «Звіт про входження товару у блюдо». Звіт «Рух товару» відкривається також із контекстного меню звіту "Залишки на складах". Рух товару показано лише за тим із складів, що були зазначені у вихідному документі.
До звіту можуть виводитися дані з деталізацією, наприклад, за складами. За кожному складу цей звіт можна відкрити у окремому вікні. У кількох вікнах можна переглядати, наприклад, звіти «Рух товару», «Розширена оборотно-сальдова відомість» та «Залишки на складах».