Інвентаризація

Швидке переміщення по статті:

Залежно від типу торгового підприємства, а також прийнятого в ньому порядку, інвентаризація може проводитись:

Наприкінці дня після закриття кас.
Протягом дня, без зупинки роботи закладу.
За всіма позиціями, що знаходяться на складі.
За окремою групою товарів.

Найбільшу складність для оформлення становить інвентаризація, що проводиться у середині дня. Це пов'язано з тим, що акти реалізації (а відповідно і списання продуктів) у системі Syrve проводяться онлайн, але час проведення вказується час на кінець дня. Отже, реальні книжкові залишки відбиваються на кінець дня. При проведенні інвентаризації під час роботи закладу порівняння може проводитися або з попереднім днем (не буде враховано реалізацію за поточний день, завжди будуть недостачі) або на кінець поточного (не буде враховано майбутню реалізація у поточному дні, в результаті завжди будуть надлишки). Для розв’язання даної проблеми призначено спеціальне налаштування Враховувати рух, яка задається на другому етапі інвентаризації.

Для роботи з документами інвентаризації призначено пункт меню Товари та склади → Інвентаризації. Відкриється список документів, створених за останній місяць. Ви можете переглянути проведені раніше документи, для цього вкажіть потрібний період за допомогою полів За період, з і по. Також можна вивантажити їх у формат MS Excel або створити новий документ інвентаризації.

При заповненні документа інвентаризації товарами чи стравами зручно використовувати гарячі кнопки. Їх опис див. у статті Швидкі клавіші.

Для зручності проведення нової інвентаризації можуть бути роздруковані результати попередньої, з групуванням за назвами груп або категорій напівфабрикатів (страв) та товарів. Для цього потрібно подвійним клацанням миші відкрити останню з інвентаризацій (на першому чи другому кроці) та вибрати Бланк → Друк (або Excel) → Друк з урахуванням груп або Друк з урахуванням категорій.

Відкриється форма попереднього перегляду бланка інвентаризації з переліком зареєстрованих напівфабрикатів (страв) та товарів, з яких даний бланк можна надрукувати.

Усі операції, що здійснюються з актом інвентаризації (створення, зміна, видалення тощо) фіксуються в системі і потім можуть бути проконтрольовані за допомогою Журналу подій. Для цього необхідно виділити той, хто цікавить документ у списку та натиснути кнопку Показати зміни. Відкриється Журнал подій для цього документа зі списком здійснених з ним операцій.

Інвентаризація наприкінці дня

Права доступу

Для роботи із документами інвентаризації призначте працівникам права. Докладніше про те, які права потрібні для роботи зі складом, див. статті Розмежування прав.

Проведення інвентаризації

Створення документа:

1. Виберіть пункт Товари та склади → Інвентаризація.

2. Натисніть кнопку Створити.

3. У полі Номер за потреби відредагуйте згенерований автоматично номер нового документа. Номер може бути відсутнім, якщо під час створення документа не вистачає даних для автоматичної генерації. У цьому випадку система запропонує згенерувати номер при збереженні документа.

4. У полі Дата введіть день інвентаризації. Час створення документа задається у налаштуваннях торгового підприємства. Саме на зазначені дату та час порівнюються фактичні та книжкові залишки.

5. У полі "Склад" виберіть назву складу, на якій проводите інвентаризацію.

6. Виконайте всі кроки інвентаризації.

Крок 1. Підрахунок приготовлених страв та заготовок

1. Підрахуйте напівфабрикати та готові страви, за якими ще не списувалися інгредієнти, та додайте їх до таблиці: виберіть найменування та вкажіть фактична кількість. Якщо страва продається у кількох розмірах, додайте окремий рядок для кожного розміру. До списку можна додати страви та напівфабрикати:

З методом «Списувати інгредієнти», коли інгредієнти списуються лише за продажу.
Виробництво яких не зафіксовано актом приготування, тобто не було списання їхніх інгредієнтів.

2. Щоб швидко заповнити список, у меню Дії виберіть пункт Заповнити всіма заготовками, Заповнити всіма стравами або Заповнити по залишкам, руху та категорії. У документ додадуться напівфабрикати та страви з методом списання «Списувати інгредієнти» та технологічними картами.

Примітка: при заповненні списку, для зручності використовуйте швидкі клавіші. Введіть значення, натисніть клавішу Enter. Для переходу до першого або останнього рядка за допомогою клавіші Ctrl. натисніть клавішу End або Home відповідно.

3. Натисніть кнопку Далі.

Примітка: щоб виправити помилки при підрахунку страв та заготовок, поверніться на попередній крок. Для цього натисніть кнопку Назад.

Крок 2. Введення залишків

Товари, які витрачені для приготування заготовок та страв, запроваджених на першому кроці, вже пораховані системою та підставлені до таблиці.

1. Введіть залишки власне товарів на складі, а також готових страв та заготовок, що оприбутковані на склад за актами приготування:

a. У стовпці Товар оберіть зі списку потрібний товар.

b. Якщо товар має різні фасування чи потрібно додати залишки товару, що входив у заготівлю, пораховану на першому кроці, для введення його залишків додайте ще один рядок. Для цього виберіть у контекстному меню пункт Додати поточну позицію. Новий рядок об'єднається з існуючою, їх загальна кількість вважатиметься автоматично. Саме це значення і буде порівнюватись із книжковим.

c. Список інвентаризації можна заповнити автоматично:

Елементами номенклатурного довідника. Для цього виберіть Дії → Заповнити всіма товарами або Заповнити усіма напівфабрикатами.
Елементами, за якими на дату інвентаризації на складі є додатні та від’ємні залишки або був рух по складу. Їх можна вибрати за конкретною групою або бухгалтерською категорією. Для цього натисніть Дії → Заповнити по залишкам, руху та категорії та виберіть потрібний пункт.

2. Введіть фактичну кількість залишків товару та наприкінці рядка натисніть кнопку Зберегти. Система відобразить книжкові рештки, порівняє їх із фактичними та зафіксує різницю. Якщо виявлено розбіжність, позицію можна перерахувати, але факт виправлення зафіксується в системі. Можливо вводити залишки і не зберігати по кожному рядку. Але до моменту збереження вони не будуть враховані в інвентаризації. Щоб зберегти всі позиції документа відразу, у контекстному виберіть Зберегти все.

Примітка: документ інвентаризації автоматично зберігається після підрахунку книжкових залишків хоча б за однією позицією.

Якщо у вас є спеціально право «Заповнення інвентаризаційної відомості книжковими залишками» (B_FIBR), можна підставити книжкові залишки в стовпець Факт кількість. Для цього натисніть кнопку Заповнити книжковими залишками та виберіть спосіб заповнення:

Заповнити все — для всіх товарів у списку автоматично підставиться їхня книжкова кількість на складі на момент проведення інвентаризації.
Заповнити нульові - книжкова кількість підставиться тільки в незбережених рядках з нульовою кількістю.

Для отримання достовірних результатів інвентаризації у потрібних рядках введіть фактичну кількість товару.

3. Відображення товарів у списку можна налаштувати. Для цього встановіть потрібну галочку:

Тільки нульові - у списку залишаться тільки товари з нульовим кількістю.
Тільки розукомплектовані - залишаться товари-інгредієнти заготовок та страв, заданих на першому кроці.
Тільки збережені — залишаться товари, кількість яких зафіксовано, тобто натиснуто кнопку Зберегти.

4. Якщо заднім числом редагувалися технологічні карти страв та напівфабрикатів (наприклад, через пересортицю), які розукомплектовані на першому кроці інвентаризації, на другому кроці ви можете їх перерахувати. Щоб змінити дані інвентаризації, натисніть кнопку Перелічити перший крок. Змінені рядки виділятимуться рожевим кольором.

Примітка: щоб видалити всі незбережені залишки з нульовою кількістю, натисніть кнопку Видалити нульові. Щоб видалити окрему позицію зі списку, виберіть однойменний пункт контекстне меню.

5. Натисніть кнопку Далі.

Крок 3. Завершення інвентаризації

У таблиці відображені всі надлишки та недостачі по складу, якщо вони є, а також кількість товарів, що залишилися на складі. За замовчуванням товари згруповані за номенклатурною групою, до якої вони належать. Щоб скасувати групування, натисніть кнопку Розгрупувати. Ви можете переглянути результати інвентаризації лише за позиціями, в яких є надлишки та недостачі. Для цього встановіть галочку Тільки розбіжності.

Для завершення інвентаризації:

1. Виберіть, на які рахунки спишуться надлишки та нестачі. За замовчуванням система пропонує стандартні варіанти.

2. Щоб ці витрати (або приходи) у звітах були віднесені до якої- або концепції, виберіть її у полі Концепція.

3. Щоб сформувати порівнювальну відомість результатів інвентаризації за формою ІНВ-19 та у спрощеній формі, а також інвентаризаційний опис за формою ІНВ-3, натисніть кнопку Друкувати та виберіть потрібну форму.

4. Щоб надрукувати результати інвентаризації на третьому кроці, виберіть пункт Друк → Результати інвентаризації з урахуванням груп.

На кожному етапі інвентаризації заповнений перелік продуктів можна вивантажити в Excel. Для цього виберіть пункт Дія → Експортувати в Excel.

Виявлено нестачу

Якщо виявили товар, нестача якого зафіксована документом інвентаризації:

1. Знайдіть цей документ у списку і двічі клацніть мишею. Відкриється вікно другого етапу інвентаризації.

2. Натисніть кнопку Перерахувати у рядку товару, кількість якого хочете відкоригувати. Рядок стане неактивним, а знизу з'явиться новий рядок для введення нової кількості товару складі.

3. Введіть сумарну кількість товару, а не лише розмір виявленої недостачі або надлишку, і натисніть кнопку Зберегти в кінці рядка.

4. Збережіть документ. Щоб внесені зміни відбилися у русі коштів на рахунках підприємства, проведіть документ заново. Для цього встановіть галочку в полі З перепроведенням.

Інвентаризація у середині дня

Описуваний нижче механізм повинен застосовуватися лише за умови, що продаж позицій, що інвентаризуються, призупинено до моменту, коли всі матеріально відповідальні особи ухвалять результати інвентаризації.

Під час проведення інвентаризації у середині дня (з використанням спеціальної налаштування Врахувати рух) порівняння фактичних та книжкових залишків може проводитися або на 23:59 попереднього дня або на цей же час за два до поточної дати. Дата підрахунку залежить від часу проведення інвентаризації щодо початку облікового дня (задається в налаштуваннях обліку торгового підприємства).

У тому випадку, якщо інвентаризація проводиться після початку облікового дня, то документ автоматично буде встановлено 23:59 попереднього дня.

Якщо інвентаризація проводиться до початку облікового дня, буде встановлено час 23:59 і дата підрахунку обчислюється як поточна дата мінус два дні.

Для того щоб відобразити в Syrve результати інвентаризації, проведеної в середині дня:

Створіть документ і за потреби введіть дані першого кроку, як це описано у розділі Інвентаризація наприкінці дня. Навіть якщо ви неправильно вкажете дату та час документа, вони все одно будуть встановлені на 23:59 попереднього дня в момент завдання параметра Враховувати рух.
На другому кроці введіть інвентаризовані позиції та їх фактичне кількість.
Встановіть галочку Враховувати рух. У документ буде додано наступні колонки, які будуть автоматично заповнені лише після збереження позиції:

Рух – у цій колонці відображається підсумкова кількість (оборот) з усіх поступлень та витрат позиції з 23:59 дня підрахунку до моменту збереження. Значення може бути як позитивним (дохід), і негативним (витрата).
Факт з урахуванням руху – значення, що автоматично розраховується "Фактична кількість" - "Рух". Саме це значення порівнюватиметься з книжковим і на його основі виявлятиметься надлишок та недостача.
Час обліку руху – час натискання кнопки Зберегти для позиції.

4. Збережіть облікові позиції.

При проведенні порівняння книжкової кількості на кінець попереднього дня з фактичним буде враховано витрату (і надходження) товару за поточний день.

Якщо проводиться перерахунок позиції, її рух буде враховано вже на момент нового збереження рядка. Якщо, наприклад, заднім числом будуть внесені виправлення в техкарту якого- або зі страв, що спричинить зміну обсягу списання його інгредієнтів, або ж будуть проведені будь-які документи щодо товарів, значення руху в документі інвентаризації автоматично змінено не буде. Її результати залишаться незмінними. Щоб врахувати ці зміни, необхідно буде перерахувати позицію – заповнити рух наново.

Введення товарів сканером штрих-кодів

Якщо у вас є спеціальний сканер, то на другому етапі інвентаризації, товари можуть бути введені в документ за допомогою сканування їх штрих-кодів (Ви також можете вводити коди товарів вручну). Для цього:

1. Натисніть кнопку Дії → Сканувати штрих-коди. Відкриється вікно додавання товарів по штрих-кодам.

2. Піднесіть сканер до області, на яку нанесено штрих-код. При успішному зчитування інформації товар у кількості однієї одиниці (у тарі) буде внесений у форму додавання товарів за штрих-кодами. Введіть фактичне кількість залишків даного товару на складі у полі Кількість.

3. Якщо ви хочете вказати код товару вручну, введіть його значення в поле Штрих-код. Перейдіть до поля Кількість, натиснувши клавішу Enter (або табуляції), та введіть значення.

4. Після введення кількості даного товару перейдіть на новий рядок, натиснувши клавішу Enter, або встановіть курсор у порожньому полі Штрих-код, а потім додайте наступний товар.

5. Ви можете змінити кількість товару повторним скануванням штрих-коду (або повторним введенням коду вручну). В тому випадку якщо введений штрих-код присутній у списку додавання товарів, курсор автоматично буде встановлений у полі Кількість у відповідній товару рядку, і потрібно буде запровадити нове значення.

6. Після додавання всіх товарів за допомогою сканування їх штрих-кодів або введення значень кодів вручну, натисніть кнопку ОК. Товари з зазначеною кількістю буде перенесено до таблиці другого кроку інвентаризації.

Увага! Товар буде внесено до документа лише в тому випадку, якщо штрих-код, що сканується, заданий у номенклатурній картці цього товару. Якщо введений штрих-код не присвоєно ні одному товару, то буде виведено повідомлення про помилку.

У номенклатурній картці товару може бути задано кілька штрих-кодів, наприклад, при використанні різних варіантів фасувань або тари. По кожному з них товар може бути доданий в документ. Якщо для інвентаризації товар зважується у тарі (наприклад, відкрита пляшка з напоєм), то необхідно ввести його фактичну кількість у полі Вага з тарою на другому кроці інвентаризації.