Загальні налаштування доставки

Швидке переміщення по статті:

Спеціальні налаштування доставки знаходяться у розділі Доставка → Налаштування доставки.

Для централізованої доставки в мережі ресторанів ці налаштування потрібно вказувати в кожному ресторані окремо, у тому числі кол-центрі.

Самовивезення

Стандартний час приготування для Самовивезення

Для замовлень із типом Самовивезення встановлений час приготування 15 хвилин. Коли до вивезення залишається заданий час, доставка переходить у статус Пора готувати. Для цього призначено поле Стандартний час приготування для cамовивезення.

Стандартна тривалість доставки кур'єром може бути задана з прив'язкою до зон.

Не вибирати гостя під час створення самовивезення

Увімкніть налаштування Не вибирати гостя при створенні самовивезення, якщо при самовивезенні у відділенні приготування не потрібно вказувати дані клієнта. При створенні замовлення вікно з вибором клієнта пропускається, а замовлення створюється анонімно.

Це налаштування відображається, якщо файл конфігурації resto-properties має рядок:

enable-create-delivery-without-customer = true

Міста

Перелік міст у котрих працює доставка,знаходиться у довіднику міста. Якщо їх декілька, потрібно вказати Місто за замовчуванням. При створенні доставки для нового клієнта або нової адреси це місто вказуватиметься автоматично.

Видалити із списку місто за замовчуванням не можна. Спочатку виберіть як місто за замовчуванням інше місто.

Поле Міста доставки використовується в мережі ресторанів. У налаштуваннях кожного відділення вкажіть, у котрому місті виконується доставка замовлення. Тоді Syrve POS будуть доступні для пошуку вулиці тільки цього міста. Докладніше про налаштування служби доставки для мереж — у розділі Централізована доставка.

Тип доставки

У полі Тип доставки виберіть можливі режими обслуговування клієнтів:

Кур'єром та самовивезення — у кол-центрі у полі Тип замовлення можна вибрати «Доставка кур'єром» та «Доставка самовивезення», у Syrve POS доступні дві кнопки Нова доставка та Новий самовивіз.
Лише кур'єром — у кол-центрі тип замовлення лише «Доставка кур'єром», у Syrve POS доступна лише кнопка Нова доставка.
Тільки самовивезення — у кол-центрі тип замовлення лише «Доставка самовивезення», Syrve POS доступна лише кнопка Новий самовивіз.

Джерело реклами

Необхідність вказувати джерело реклами (звідки ви про нас дізналися) під час створення замовлення нового клієнта задається встановленням галочки Вимагати обов'язкове введення реклами.

Друк накладних

Залежно від порядку, прийнятого в службі доставки, накладна може бути надрукована або на етапі оплати замовлення, або у наступному етапі при призначенні кур'єра та відправленні замовлення, або вручну, якщо користувачу не підходить жоден із запропонованих варіантів.

При оплаті замовлення – накладна буде автоматично надрукована одразу після друку фіскального чека, призначити кур'єра ви зможете пізніше. Ви також можете обрати кур'єра під час оформлення замовлення. Для цього призначено поле Кур'єр на екрані доставки.

Примітка: налаштування Друк накладної → Під час оплати замовлення не можна використовувати разом із налаштуванням Проводити оплату → Під час закриття доставки.
При надсиланні замовлення – накладна буде автоматично надрукована після натискання кнопки (3) Надіслати та вибору кур'єра. Кнопка відправки доступна як на екрані доставки, так і при складі замовлення.
Після закінчення приготування — накладна буде автоматично надрукована після того, як ВСІ страви замовлення готові, та замовлення перейшло у статус «Приготовлено». Такий режим використовується, коли збирання замовлення виділено в окрему стадію виробництва. Співробітник доставки (збирач) по накладній збирає замовлення, наприклад у коробку, і кладе у неї накладну. Після цього замовлення оплачують та відправляють у дорогу.
Вручну – користувач сам вибирає момент друку накладної. Для цього призначена кнопка Друк накладної. Якщо накладна не була надрукована вручну, вона буде надрукована автоматично при відправленні замовлення. Кнопка друку накладної доступна як на екрані доставки, так і при складі замовлення.

Кількість копій накладних

Вкажіть, скільки копій накладної необхідно роздрукувати. Це може бути корисним, якщо один екземпляр залишається у клієнта, а інший кур'єр забирає з собою.

Можна налаштувати друк від однієї до п'яти копій накладних.

Формат друку накладних

Вкажіть, у якому форматі друкується накладна доставки: рулонна (за замовчуванням) або формат А4. Як налаштувати див. у статті Друк документів.

Друк стікера доставки

У полі Друк стікера доставки вкажіть, чи потрібно друкувати комплект стікерів для замовлення і коли: після друку накладної або сервісного чека чи не друкувати.

Оплата замовлення

Коли оплачувати замовлення

Залежно від налаштування Проводити оплату екран каси в Syrve POS відкривається або при натисканні кнопки (3) Надіслати, або кнопки (5) Закрити.

Не оплативши замовлення, не можна перевести його у наступний статус.

За замовчуванням встановлено режим При надсиланні доставки. Кур'єр вирушає до клієнта з фіскальним чеком. Він віддає замовлення і чек клієнту та отримує від нього кошти. Після повернення кур'єра із коштами замовлення закривають.

Режим При закритті доставки слід використовувати лише в тому випадку, коли видавати фіскальний чек у момент покупки клієнту не потрібно за законом. Натомість видається накладна, у котрій надруковано інформацію про платежі та здачу. Після повернення кур'єра із грошима друкують фіскальний чек.

Тип оплати за замовчуванням

Можна заощадити час для операторів кол-центру під час прийому замовлення. Для цього в полі Тип оплати за замовчуванням для КЦ оберіть, котрим методом клієнти найчастіше оплачують замовлення. Для вибору доступні:

Готівка.
Банківські карти.

Надсилання замовлення на приготування

У полі Почати приготування замовлення встановіть режим роботи із замовленням: автоматично або вручну після натискання кнопки Готувати.

Робота із замовленнями у відділенні може виконуватись в спеціальному режимі. При цьому замовлення, які час готувати, автоматично переходять зі статусу «Очікує» у статус «Готується», друкується сервісний чек. Менеджеру не потрібно натискати кнопку Готувати, щоб надіслати замовлення на кухню.

За замовчуванням автоматичне відправлення виконується відразу після надходження замовлення у відділення або під час його створення у відділенні. Момент відправки обчислюється як різниця між передбачуваним часом доставки та стандартним часом приготування. Для доставок кур'єром та самовивозом встановлені різні стандарти часу.

Для включення такого режиму призначено налаштування доставки Починати приготування замовлення: Автоматично - це налаштування вказується лише на рівні RMS, її отримують всі Syrve POS не більше одного RMS. Автоматичний друк виконується в головній касі.

У звичайному режимі замовлення потрапляють у відділення зі статусом "Пора готувати", і менеджер переводить їх у статус "Готується" вручну. За замовчуванням увімкнено налаштування Починати приготування замовлення: Вручну, натиснувши кнопку Готувати.

Генерація номерів доставки

Виберіть спосіб генерації номерів замовлень у кол-центрі за допомогою налаштування Генерація номера доставки:

Випадково — замовлення на доставку не впорядковано за номером. При цьому випадковим способом генеруються номери тільки для замовлень, створених у кол-центрі або ззовні, що надійшли (наприклад, з сайту ресторану). А замовлення, створені у відділенні, нумеруються послідовно.
Послідовно - замовлення на доставку отримують номери по порядку залежно від моменту надходження замовлення у відділення, а не в порядку їх прийому. У цьому випадку номери завжди генеруються у відділеннях, але не в кол-центрі чи сайті. Тільки після отримання номера у відділенні замовлення з'являється в кол-центрі. Можлива ситуація, коли доставка залишається без номера, наприклад вона не дійшла до жодного відділення.

Принцип нумерації замовлень на доставку у відділенні залежить від налаштування Починати з 1 нумерацію замовлень у кожній касовій зміні у налаштуваннях торгового підприємства.

Незалежно від способу генерації, система надає номери замовленням на доставку так, щоб вони не збігалися з номерами звичайних замовлень.

Звукове сповіщення

Повідомлення про нове замовлення або зміну замовлення, надісланого у відділення, може супроводжуватися звуковим сигналом. Для цього призначено налаштування доставки Сповіщати звуком на терміналі доставки при створенні або зміні доставки з КЦ. Звук відтворюється лише на головній касі.

Повідомляти, що доставку час готувати

Налаштування Повідомляти про те, що доставку пора готувати визначає, чи буде система сигналізувати про необхідність приготування замовлення, якщо воно вчасно не розпочато.

За промовчанням налаштування увімкнено. На екрані Syrve POS оператору з'являється повідомлення, що замовлення час готувати. Таке повідомлення додається до замовлення у вигляді коментаря. В кол-центрі та у відділенні такі замовлення завжди показані зверху списку червоним шрифтом, і залишаються там незалежно від встановлених фільтрів. Як відображається замовлення зі статусом «Пора готувати» див. у розділі Статуси замовлень.

Вимкнення налаштування може знадобитися у відділеннях, де готують складні страви, і час приготування контролюється вручну. У цьому випадку система ніяк не сигналізує, що замовлення давно час готувати, ні за допомогою повідомлень, ні кольоровим забарвленням. Але одночасно такі замовлення завжди залишаються вгорі списку, незалежно від встановлених фільтрів.

Довірені джерела

Коли замовлення надходить із зовнішніх систем (наприклад з сайту), в ньому може бути вказана вулиця, якої немає у довіднику Syrve. Її потрібно або додати до довідника, або позначити замовлення як проблемне.

Якщо ви довіряєте зовнішній системі, введіть її адресу в полі Джерела, для яких створюються відсутні в довіднику вулиці. Тоді якщо в замовленні вказано місто та вулиця, якої немає у Syrve, то ця вулиця зберігається у довіднику, а замовлення обробляються без проблем. Якщо ж у замовленні вказано лише ідентифікатор вулиці, то вона не додасться до довідника, а замовлення позначиться як «проблемне», і його потрібно обробити вручну.

Причини скасування доставки

Щоб зафіксувати скасування доставки, необхідно вказати причину, через яку вона видаляється. Причину слід вибрати зі списку можливих причин відмов. Такий список має бути попередньо налаштований у блоці Причини скасування доставки.

Системне налаштування Видалення даних у ресторані призначене для вирішення аварійних ситуацій: див. Аварійне скасування доставок , Ручне відключення режиму «Головна каса».

Щоб додати нову причину видалення:

Натисніть кнопку Додати. Відкриється вікно Причина видалення доставки.
Введіть назву причини видалення, що відображатиме можливу реальну ситуацію.
Натисніть кнопку Зберегти та закрити.

Райони доставки

Вкажіть назви районів, до яких здійснюватиметься доставка. Назва повинна бути не менше 25 символів.

У поточній версії системи райони обслуговування є довідковою інформацією. Адреса клієнта прив'язується до району доставки вручну у картці замовлення. Тим не менш, ми рекомендуємо заповнювати це поле, щоб спростити перехід на наступні версії системи

Робота з довідниками

Пошук

Щоб знайти елемент у довіднику (міста, вулиці або клієнта), введіть його назву або частину назви у полі Пошук. У міру введення здійснюється пошук та відображення знайдених елементів у списку.

Наприклад, для пошуку клієнтів у довіднику можна використовувати будь-яку частину номера телефону, картки або адреси доставки. При пошуку номера телефону враховуються лише цифри, роздільники ігноруються (дужки, рисочки, прогалини та інші).

Щоб показати повний список клієнтів, потрібно очистити рядок пошуку, натиснувши кнопку ❌ . За допомогою стрілок ⇦ і ⇨ можна переміщатися по списку клієнтів.
Для пошуку клієнтів за кількома параметрами, наприклад за прізвищем та адресою, ви також можете використовувати фільтри. Для цього у полях Прізвище та Адреса, які знаходяться у рядку зі значком фільтра (лійки), введіть прізвище повністю або його початок, а також адресу, починаючи з назви міста.

Сортування

Список елементів можна відсортувати за будь-яким параметром. Наприклад, список вулиць по вулиці та місту. Натисніть піктограму ▼ в колонці Назва або Місто праворуч. Дані будуть відсортовані за зростанням (значок ▲ ). Повторне натискання змінить напрямок сортування (значок ▼ ).

Фільтри

Список елементів може бути відфільтрований за значенням будь-якого з параметрів або кількох параметрів. Для цього в комірку таблиці, що знаходиться на перетині рядка зі значком фільтра (лійки) та колонки з назвою параметра, введіть значення. У вікні відобразяться лише рядки, які відповідають умовам відбору.

Дані за певним значенням можна відфільтрувати з допомогою конструктора фільтра. Наприклад, список клієнтів за номером телефону. Для цього наведіть курсор на область заголовка колонки для прикладу «№ телефону» праворуч і натисніть на значок фільтра (лійки), зі списку виберіть значення. Може бути також задано умову фільтрації даних. Також виконується відбір вулиць містом.

Групування

Список елементів може бути згруповано. Наприклад, клієнтів можна згрупувати на прізвище або за статусом «Високий ризик». Для цього наведіть вказівник миші на заголовок «Прізвище», натисніть ліву кнопку миші, перетягніть цей заголовок у спеціальну область, розташовану над списком даних, а потім відпустіть кнопку миші.

Список відкривається (закривається) при натисканні кнопки ► ( ◢ ), розташованої зліва від заданого групування.

Вивантаження у MS Excel

Список елементів можна вивантажити у MS Excel. Можна відфільтрувати та відсортувати список елементів, а потім вивантажити його з урахуванням виконаного угруповання та сортування.

Вивантаження у API

Довідники міст та вулиць можуть використовуватись при створенні зовнішніх доставок, наприклад, із сайту ресторану. Щоб вивантажити дані зовнішньої системи, натисніть кнопку Вивантажити в API.

Інформація про вивантаження в API записується в Журнал подій. Події з типом Вивантаження міст, вулиць, регіонів Syrve.LiveAPI.

Завантаження даних із зовнішньої системи

Довідники міст, вулиць та клієнтів можуть бути завантажені із зовнішньої системи у Syrve. З назв вулиць, вказаних у адресах клієнтів, будуть відібрані унікальні значення і також додані до довідника вулиць Імпорт клієнтів та вулиць із зовнішньої системи.

Вилучення

Якщо цей елемент більше не використовується, його можна видалити з довідника. Наприклад, цією вулицею доставка більше не здійснюється. Її можна видалити з довідника за допомогою кнопки Видалити.

Щоб відновити видалений елемент, натисніть кнопку Вигляд → Показати видалені, виберіть видалений елемент (такі елементи відображаються ~~перекресленими~~) та натисніть кнопку Відновити.

Можна видалити або відновити кілька елементів. Виберіть їх із довідника за допомогою клавіш Ctrl або Shift. Після цього пункт контекстного меню Видалити або Відновити.

Міста доставки

Довідник Доставка → Міста корисний для підприємств, котрі обслуговують кілька міст. Місто, вказане в адресу доставки, однозначно показує, куди потрібно їхати кур'єру. Це дозволяє уникнути помилок під час надсилання замовлення у відділення, оскільки в різних містах можуть бути вулиці з однаковими назвами.

Додайте до довідника міста, у котрих здійснюється доставка. Для міста можуть бути задані один або кілька телефонних кодів. Якщо задано один код, він може автоматично додаватися при введенні короткого телефонного номера клієнта.

Коди перераховуються через крапку з комою без пробілу. Довжина коду може бути від одного до семи символів. Наприклад, "044; 045".

У полі Технічна інформація можна вказати дані будь-якого формату. Ця інформація може використовуватися при розвантаженні списку міст та оброблятиметься сайтом. Наприклад, це може бути ознака, за якою визначається, чи потрібно вивантажувати місто у сайт.

При спробі видалити місто, задане за замовчуванням, відображається повідомлення про помилку. Спочатку треба замість нього налаштувати інше місто.

Довідник вулиць

Довідник використовується для вибору адреси доставки при оформленні замовлення як у кол-центрі, так і у відділенні. Рекомендуємо заповнювати довідник вулиць заздалегідь, до початку роботи в Syrve POS. Щоб ці зміни набрали чинності, перезапустіть Syrve POS.

Використання довідника вулиць допомагає уникнути дублювання вулиць та помилок під час внесення адрес.

Вулиці можуть бути додані при заповненні адреси доставки Syrve POS. Щоб актуалізувати дані довідника Syrve Office, натисніть кнопку Оновити.

Додавати, редагувати та видаляти назви вулиць у довіднику як у Syrve Office, так і в Syrve POS може співробітник із правом «Редагувати довідник вулиць» (D_EST).

Якщо у довіднику одна вулиця, вона встановлюється автоматично при створенні замовлення нового клієнта, або якщо в клієнта не вказана адреса доставки.

Додавання вулиці

Щоб додати вулицю до довідника:

Виберіть у меню пункт Доставка → Вулиці.
Відкриється вікно зі списком зареєстрованих у системі вулиць.
Для реєстрації нової вулиці натисніть кнопку Додати.
Відкриється вікно Нова вулиця.
У полі Назва введіть назву вулиці, під якою вона фігуруватиме в системі.
У полі Місто вкажіть, у якому місті знаходиться ця вулиця. За промовчанням зазначено місто, задане у загальних налаштуваннях доставки у полі Місто за замовчуванням.
Натисніть кнопку Зберегти та закрити.

Довідник клієнтів

Довідник містить інформацію про клієнтів, які вже замовляли доставку в цьому закладі, а також гостей банкетів та резервів. Тут же відображаються гості Loyalty Syrve, якщо організація використовує цю систему лояльності. Клієнти з довідника відображаються і в Syrve POS у відділенні доставки.

Обов'язкові поля у картці клієнта – «Ім'я, по батькові» та «Телефон». У клієнтів, котрим оформлялися банкети або резерви столів, можуть бути не вказані адреси. Щоб оформити замовлення на доставку для таких клієнтів, потрібно вказати адресу.

Клієнтську базу можна завантажити із зовнішньої системи в Syrve. Додавати, редагувати та видаляти картки клієнтів у довіднику може співробітник із правом «Робота з довідником клієнтів» (B_GUEST).

Для декотрих співробітників номери телефонів клієнтів частково приховані: середня частина номера «маскується». Доступ до повного номера регулюється правом «Побачити повний номер клієнта» (D_SFN).

Щоб копіювати список клієнтів, а також вивантажувати його у вигляді окремого файлу, необхідно право "Експорт списку гостей в Excel" (B_EGL). Якщо користувач експортує список гостей у Excel, про це формується запис у журналі подій.

З довідника можна зареєструвати замовлення на доставку за допомогою кнопки Створити доставку.

Якщо ви проводите опитування про роботу вашої служби доставки та заносите відгуки у Syrve Office, то для кожного клієнта фіксується дата останнього опитування. Для її перегляду в заголовку списку позначте відображення стовпця Дата останнього опитування.

Проблемні клієнти

Клієнти, котрі вважаються неблагонадійними, виділені у списку червоним та позначені галочкою у стовпці Високий ризик. В окремій колонці зазначено причину внесення.

Примітка: вносити клієнта до списку «Високий ризик» можуть лише співробітники, яким надано право «Додавати гостя до списку «Високий ризик»» (D_AHR).

Під час оформлення доставки проблемному клієнту оператор отримає попередження. Причина, через яку клієнт став неблагонадійним, зберігається в кол-центрі та у відділеннях.

Факт внесення клієнтів до списку проблемних, видалення з нього та причини відображаються у Журналі подій.

Картка клієнта

Щоб внести нові дані про клієнта:

Виберіть у меню Доставка → Клієнти доставки.
Знайдіть клієнта і двічі клацніть мишею на рядку з його ім'ям або натисніть кнопку Редагувати.
Обов'язкові поля відзначені «зірочкою». Для доставки важливою являється наступна інформація:
- ПІБ клієнта. Друкується у накладній.
- Телефон — список телефонних номерів клієнта. Друкується у накладній.
- Можна автоматично додавати телефонний код міста на початок короткого номера міського телефону. Під час введення повного номера таке додавання не виконується.
- Карта – номер дисконтної картки клієнта. Номер картки друкується у накладній. Якщо картку з таким номером знайдено в дисконтній системі Syrve, то буде показано знижку в полі Рекомендована знижка. Вона може бути надана клієнту під час прийому замовлення в кол-центрі.
- Реклама – звідки клієнт дізнався про вашу службу доставки.
- Коментар – додаткова інформація про клієнта. Накладна не друкується, використовується для зберігання службової інформації про клієнта.
- Високий ризик - клієнт позначений проблемним за допомогою кнопки Високий ризик . Щоб дізнатися про причину, натисніть на цю кнопку. Якщо клієнт помічений проблемним помилково, то зніміть галочку Клієнт у статусі «Високий ризик» та натисніть кнопку ОК.
Для кожної адреси доставки заповніть:
- Вулицю. Натисніть у полі та виберіть значення з довідника вулиць. Щоб знайти вулицю у списку, введіть її назву або частину назви в цьому полі.
- Будинок, Корпус та Квартиру. Також можна вказати Під'їзд, Поверх та Домофон максимум 10 символів.
- Примітка. У цьому полі введіть додаткову інформацію про адресу, наприклад код під'їзду, та натисніть кнопку ОК.
- Район. У цьому полі виберіть значення з довідника районів доставки. Для пошуку району доставки в списку введіть назву або частину назви в полі.
Натисніть кнопку Зберегти та закрити.

Швидкий пошук клієнта

При оформленні доставки для пошуку клієнта можна використовувати будь-яку частину його імені, номера картки або телефону та інших даних. За замовчуванням, система шукає по всіх полях картки клієнта.

Якщо пошук займає дуже багато часу, наприклад, через великий розмір бази даних, то можна налаштувати так, щоб система шукала клієнтів лише за певними полями. Для цього:

Перейдіть до меню Адміністрування → Налаштування торгового підприємства.
Виберіть групу доставки.
У вкладці Загальні налаштування в блоці Налаштування ресторану у полі Поля для пошуку гостей виберіть «Телефон, ім'я, прізвище, номер картки». При цьому шукати клієнтів у базі ви зможете лише за перерахованими полями.

Якщо клієнта не знайдено в довіднику, то інформація, введена в полі пошуку, використовується для заповнення нової доставки, і вам не доведеться вводити її знову. При введенні коректного номера телефону він буде записаний у відповідне поле доставки для нового клієнта. Якщо ви ввели іншу інформацію, наприклад, ім'я клієнта, цей рядок записується в поле з ім'ям.

Імпорт клієнтів та вулиць із зовнішньої системи

Дані клієнтів, а також назви вулиць можуть бути імпортовані в систему Syrve з файлів обміну формату *.csv (Microsoft Office Excel Comma Separated Values File), котрі мають певну структуру. Файл з даними для імпорту може бути підготовлений у MS Excel, а потім збережений у форматі *.csv.

Функція імпорту призначена лише первинного заповнення даних. У робочому режимі словники Syrve Delivery мають бути заповнені вручну.

Процес імпорту

Щоб імпортувати дані із зовнішньої системи до Syrve, виконайте наступні дії:

В адресному рядку браузера введіть "https://<serverURL>:<serverPort>/resto/service/import/importCsv.jsp".
Введіть логін та пароль від Syrve.
Натисніть кнопку Довідник клієнтів або Довідник вулиць. Відкриється вікно Імпорт даних, у котрому показано всю необхідну інформацію для підготовки файлу імпорту. Щоб переглянути, які значення повинні знаходитися в стовпці, наведіть курсор на його назву (наприклад, у файлі імпорту клієнтів поле «NAME» містить рядок, котрий складається з імені та по батькові клієнта).
Вкажіть теку (папку) та ім'я файлу з даними імпорту. За замовчуванням для довідника клієнтів вказано шлях "c:\delivery.csv", а для довідника вулиць "streets.csv". Ім'я та розширення файлу можуть бути будь-якими.
Виберіть тип роздільника «крапка з комою» (за промовчанням) або «табуляція».
Якщо ви бажаєте видалити всі елементи довідника клієнтів та заповнити його даними заново, то встановіть галочку Видалити існуючі об'єкти. Видалені елементи в довіднику можна відновити. Для цього у вікні довідника натисніть кнопку Вигляд → Показувати видалені, виберіть видалений елемент (він показаний ~~перекресленим~~) та натисніть кнопку Відновити.

Примітка: у поточній версії системи при імпорті довідника вулиць існуючі назви Syrve не видаляються (параметр Видалити існуючі об'єкти не застосовується).
Натисніть кнопку Імпортувати.

При імпорті система виконує такі дії та перевірки:

Обрізання пробілів на початку та у кінці рядкових полів.
Видалення порожніх записів (рядків, в котрих у жодному з полів немає жодного символу) та рядків, що містять лише пробіли.
Перевіряється заповнення обов'язкових полів, на екрані імпорту ці поля позначені червоним.
Перевіряється перевищення допустимої довжини рядкових полів.

У разі успішного завершення імпорту внизу екрана відображається кількість імпортованих елементів (клієнтів чи вулиць), у довіднику з'являться нові дані. Із назв вулиць, вказаних у адресах клієнтів, будуть відібрані унікальні значення і також додані до довідника вулиць. Необхідно перевірити отримані результати та за необхідності відредагувати їх вручну.

Структура файлу імпорту довідника клієнтів

Перший рядок файлу повинен містити заголовки полів у будь-якому порядку. Заголовки повинні бути розділені символом-розділювачем, наприклад ";". Інші рядки файлу повинні містити дані полів, також розділені символом-розділювачем. Дані полів повинні знаходитись в такому-ж порядку, у котрому вони оголошені в заголовку. Обов'язково повинні бути заповнені поля NAME (ім'я та по батькові) та PHONE (телефон). Інші поля можуть бути не заповнені. Наприклад, для одних клієнтів можуть бути вказані три адреси, а для інших жодної. У таких рядках повинні бути порожні поля з роздільниками.

Дані про клієнтів містяться в наступних полях імпортованого файлу:

SURNAME – прізвище;
NAME – ім'я та по батькові;
COMMENT – примітка до клієнта;
PHONE – телефон. Декілька номерів поділяються за допомогою символу "|".

Наприклад, рядок «38-050-888-77-66 | 38 (095)-555-4433 | 222 11 00 доб 123» задає три телефони:[38-050-888-77-66] [38(095)-555-4433] [222 11 00 доб 123];

Для кожного клієнта може бути задано більше трьох адрес:

Адреса 1:
- ADDR_1_CITY – місто адреси 1;
- ADDR_1_STREET – вулиця адреси 1;
- ADDR_1_HOUSE – будинок адреси 1;
- ADDR_1_BUILDING – корпус адреси 1;
- ADDR_1_APPARTM – квартира адреси 1;
- ADDR_1_ENTRANCE – вхід адреси 1;
- ADDR_1_FLOOR – поверх адреси 1;
- ADDR_1_DOORPHONE – домофон адреси 1;
- ADDR_1_COMMENT – примітка на адресу 1;
  
  Примітка: для звичайної ліцензії є обмеження для полів ADDR_1_HOUSE та ADDR_1_APPARTM – можна ввести не більше 10 символів. Для ліцензії ОАЕ обмеження цих же полів становитиме до 100 символів.
Адреса 2:
- ADDR_2_CITY – місто адреси 2;
- ADDR_2_STREET – вулиця адреси 2;
- ADDR_2_HOUSE – будинок адреси 2;
- ADDR_2_BUILDING – корпус адреси 2;
- ADDR_2_APPARTM – квартира адреси 2;
- ADDR_2_ENTRANCE – вхід адреси 2;
- ADDR_2_FLOOR – поверх адреси 2;
- ADDR_2_DOORPHONE – домофон адреси 2;
- ADDR_2_COMMENT – примітка на адресу 2;
Адреса 3:
- ADDR_3_CITY – місто адреси 3;
- ADDR_3_STREET – вулиця адреси 3;
- ADDR_3_HOUSE – будинок адреси 3;
- ADDR_3_BUILDING – корпус адреси 3;
- ADDR_3_APPARTM – квартира адреси 3;
- ADDR_3_ENTRANCE – вхід адреси 3;
- ADDR_3_FLOOR – поверх адреси 3;
- ADDR_3_DOORPHONE – домофон адреси 3;
- ADDR_3_COMMENT – примітка на адресу 3;
EMAIL – адреса електронної пошти. Декілька email розділяються за допомогою символу "|" аналогічно до номерів телефонів;
CARD – номер дисконтної картки.
BALANCE – початковий баланс клієнта.
CREATED – дата створення клієнта.
BLACK_LIST – чи знаходиться клієнт у статусі «Високий ризик». Варіанти значень: 1 – так, 0 – ні.
BLACK_LIST_REASON – причина знаходження клієнта у статусі «Високий ризик».

Файл імпорту клієнтів у форматі *.csv може бути, наприклад, таким:

SURNAME; NAME; COMMENT; PHONE; ADDR_1_CITY; ADDR_1_STREET; ADDR_1_HOUSE; ADDR_1_BUILDING; ADDR_1_APPARTM; ADDR_1_ENTRANCE; ADDR_1_FLOOR; ADDR_1_DOORPHONE; ADDR_1_COMMENT; ADDR_2_CITY; ADDR_2_STREET; ADDR_2_HOUSE; ADDR_2_BUILDING; ADDR_2_APPARTM; ADDR_2_ENTRANCE; ADDR_2_FLOOR; ADDR_2_DOORPHONE; ADDR_2_COMMENT; ADDR_3_CITY; ADDR_3_STREET; ADDR_3_HOUSE; ADDR_3_BUILDING; ADDR_3_APPARTM; ADDR_3_ENTRANCE; ADDR_3_FLOOR; ADDR_3_DOORPHONE; ADDR_3_COMMENT; EMAIL; CARD; BALANCE; BLACK_LIST; BLACK_LIST_REASON
Івашкін; Іван Іванович;VIP-клієнт; +38112223341; Київ; Новослобідська; 1; 2; 3; вхід із двору; 10; 12; ; Київ; Череповецька; 1; 2; 3; ; 12; 34; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ivanov@ukr.net; 45678; ; ні; ;Артамонів; Петро Петрович; ; VIP-клієнт; +380445556611; Київ; Північна; 1; 2; 3; вхід із двору; 1; 6; ;Київ; Хрещатик; 12; 22; 33; 10; код 345; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; petrov@gmail.com; 12345; ; так; не сплатив рахунок;Тимофєєв; Валерій Миколайович; ; ; 86667778891; Київ; Абрамцівська; 1; 2; 3; ; 9; 88; ; Київ; Перемоги; 4; 5; 3; 20; код 644; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; petroа@gmail.com; 12345; ; ; ;Лазарєв; Іван Іванович; ; ; 89998887761; Київ; Лісова; 1; 2; 3; ; ; ; стукати 3 рази; Київ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ivanof@gmail.com; 34789; ; ; ;

У MS Excel виглядатиме:

Структура файлу імпорту довідника вулиць

Дані про вулиці містяться в наступних полях імпортованого файлу:

STREET – назва вулиці;
CITY – назва міста (необов'язкове поле).

Наприклад:

STREET
Новослобідська
Лісна
Північна
Перемоги

У MS Excel виглядатиме:

Об'єднання однакових клієнтів

Випадково у довідник можуть бути додані «однакові» клієнти. Наприклад, при прийомі замовлення оператор не шукав клієнта в довіднику, а додав нового.

Щоб очистити клієнтську базу від дублюючих записів, виконайте наступні дії:

У адресному рядку браузера введіть "https://<serverURL>:<serverPort>/resto/service/maintance/cleanDuplicateCustomers.jsp".
Введіть логін та пароль від Syrve.
Відкриється вікно Видалення дублікатів клієнтів доставки. У ньому показано інформацію, з котрими параметрами було складено останній запит до бази даних.
Вкажіть параметри нового запиту. Скрипт може бути запущений в інформаційному режимі без збереження результатів у базі даних. Встановіть галочку Показати повну інформацію про знайдені дублікати, і НЕ встановлюйте Зберегти результати в БД.
Натисніть кнопку Надіслати.

Скрипт знаходить усі записи, що стосуються одного клієнта, наприклад, за збігом номера телефону, і об'єднує їх в один унікальний запис. При встановленій галочці Зберегти результати в БД зайві записи видаляються з клієнтської бази.

Типи замовлень

Отримати детальну інформацію про тип обслуговування замовлення можна у звітах за допомогою аналітичної ознаки «тип замовлення». Також за допомогою цього параметра можуть бути налаштовані різні ставки податків різних типів обслуговування.

Налаштування типів замовлень доставки

Під час створення доставки автоматично встановлюється її тип. За замовчуванням це може бути «Доставка кур'єром», або «Доставка самовивезення», в залежності від типу обслуговування, заданого у загальних параметрах доставки.

Ви можете вибрати інший тип (наприклад, "Take away") в полі Тип замовлення у картці доставки. Для цього його необхідно додати у розділі Роздрібні продажі → Типи замовлень. Таке налаштування може бути потрібним, наприклад, коли при продажі страв у замовленні з типом «Take away» потрібно встановити пільговий ПДВ.

Для одного режиму обслуговування можна налаштувати декілька типів замовлень. Один із них необхідно використовувати за замовчуванням. Він буде автоматично встановлений під час створення нової доставки. Наприклад, для режиму "Доставка самовивезення" можна додати тип "Take away" і вказати, що він повинен використовуватися за замовчуванням замість "Доставка самовивезення".

Якщо торгове підприємство входить у мережу, керування котрої виконується централізовано з допомогою Syrve HQ, тоді довідник «Типи замовлень» налаштовується лише на рівні корпорації і його не можна редагувати окремих торгових відділеннях.

Вибір типу замовлення у картці доставки

При створенні нової доставки до картки замовлення записується і тип замовлення, котрий використовується за замовчуванням. Виберіть потрібне значення у полі Тип замовлення в картці доставки в Syrve Office:

Чи Тип замовлення у картці доставки в Syrve POS:

Короткі міські номери

При введенні короткого номера в доставці або картці клієнта до нього автоматично може бути доданий телефонний код міста. Такий код разом із кодом країни додаються у початок короткого міського телефонного номера, в результаті створено коректний номер. Під час введення повного номера код не додається. Короткі номери можуть бути введені як у кол-центрі, так і у відділенні.

Налаштування довідників

Для налаштування введення коротких номерів для вашого міста, виконайте наступні дії:

Переконайтеся, що код країни встановлено за замовчуванням «+3». Задається у загальних налаштуваннях торгового підприємства.
Додайте до довідника ваше місто, наприклад, Подільськ.
Зверніть увагу, що для міста повинно бути заданий лише один телефонний код. Тільки в цьому випадку його можна додати до короткого номера. У нашому прикладі необхідно ввести «4967» у поле Телефонний код у налаштуваннях міста.
Додайте довідник вулиці вашого міста, для кожної вулиці вкажіть місто.

Приклад введення короткого номера

Припустимо, клієнт замовляє доставку у Дніпро і називає короткий номер. Оператору кол-центру необхідно виконати:

Переконайтеся, що адреса клієнта має місто. Тільки в цьому випадку код цього міста буде додано до короткого номера.
Встановіть курсор у полі Телефон у доставці (або картці клієнта).
Введіть короткий семизначний номер телефону, наприклад, 1234567.
Натисніть клавішу Tab (або Enter).

У нашому прикладі до початку введеного номера додається «+38» та «056». У полі введення телефону з'являється номер +380561234567.

Облік готівки у кур'єрів

Часто клієнти розплачуються з кур'єрами готівкою. А щоб видати клієнтам решту, на початку робочого дня менеджер видає кур'єрам гроші. В результаті на руках у кур'єрів завжди багато готівки, за допомогою Syrve ці суми можна контролювати.

Сценарій роботи

Менеджер видає гроші кур'єру - вранці менеджер видає кур'єру гроші для решти - використовується операція вилучення, за якою гроші переказуються в рахунок заборгованості кур'єра.
Кур'єр доставляє замовлення - по кожному кур'єру Syrve враховує суми доставлених замовлень. Коли кур'єр отримує від клієнта оплату, за допомогою іншого вилучення сума автоматично записується у заборгованість кур'єра. Момент нарахування заборгованості залежить від того, коли проводиться оплата доставки:
- При відправленні. Заборгованість фіксується, коли кур'єр зазначає, що замовлення доставлено.
- При закритті. Заборгованість фіксується під час оплати замовлення.
Кур'єр здає гроші за замовлення - протягом дня кур'єр бачить, що наближається до порога заборгованості та повертається до ресторану, щоб здати отримані гроші від клієнтів. Для зменшення заборгованості використовується операція внесення на екрані Заборгованість працівників. Якщо у кур'єра накопичиться велика заборгованість (готівка за замовлення), то менеджер не зможе призначити на нього наступні доставки.
Кур'єр отримує нові замовлення - Після зниження заборгованості кур'єр отримує нові замовлення та відвозить їх до клієнтів.
Кур'єр закриває особисту зміну - Наприкінці дня кур'єр здає всі кошти менеджеру та закриває особисту зміну. Якщо на цей момент заборгованість не погашена, кур'єр не зможе закрити особисту зміну, необхідне підтвердження менеджера.
Менеджер закриває день - Коли менеджер закриває касову зміну, перевіряється заборгованість усіх працівників, зокрема кур'єрів. Закриття зміни заблокується лише на касах, де проводили оплату доставок кур'єрами із заборгованістю. Її потрібно погасити, щоб закрити касову зміну.

Такий вигляд має процес з максимальним контролем заборгованості кур'єрів. У налаштуваннях можна вимкнути перевірку заборгованості та дозволити кур'єрам погасити її вже наприкінці дня.

Налаштування

Для налаштування контролю готівки у кур'єра:

У Syrve Office в розділі Роздрібні продажі → Типи внесень/вилучень створіть операції:
- Тип внесення «Внести гроші від кур'єра».
  На рахунках обліковуються кошти, котрі кур'єр вносить до каси при погашенні своєї заборгованості.
- Тип вилучення «Вилучення під звіт кур'єру».
  На рахунках обліковуються суми, котрі кур'єр отримав від клієнтів за замовлення.
  У налаштуваннях вилучення встановіть галочку Забороняти вводити вручну, оскільки воно не повинно відображатися в Syrve POS. Суми на рахунках обліковуватимуться автоматично, коли кур'єр зазначає, що замовлення доставлено.
- Тип вилучення «Кур'єру на решту».
  За допомогою цього вилучення менеджер видаватиме кур'єру гроші для решти, тому введіть зрозумілу назву. Щоб вилучення відображалось у Syrve POS, зніміть галочку Забороняти вводити вручну.
  Примітка: замість двох типів вилучень можна налаштувати одне та використовувати лише його у подальших налаштуваннях.
Відкрийте Адміністрування → Налаштування торгового підприємства та перейдіть у вкладку Налаштування обліку.
У блоці Гроші під звіт співробітнику встановіть галочку Гроші під звіт кур'єру.
Виберіть Тип внесення «Внести гроші від кур'єра».
Виберіть Тип вилучення «Вилучення під звіт кур'єру».
Виберіть Тип вилучення для обліку грошей, виданих для решти – «Кур'єру на решту». Суми вилучення з цього пункту відображаються у звіті 038 Розрахунок співробітникам в окремому розділі.
Щоб при видачі грошей для решти (здачі) друкувався чек вилучення, встановіть галочку Друкувати квитанцію.
Для контролю заборгованості встановіть галочку Перевіряти суму заборгованості у кур'єра та введіть суми:
- Попереджати кур'єра, якщо сума заборгованості вища - тоді кур'єр знатиме, що йому час внести отримані гроші в касу.
- Забороняти призначати кур'єра, якщо сума заборгованості вища - система не дозволить призначати в замовлення кур'єрів з високою заборгованістю.
Коли кур'єр призначається до оплати замовлення, його заборгованість перевіряється в останній момент призначення, а потім ще раз під час оплати.
Коли кур'єр призначається після оплати замовлення, то в момент натискання кнопки Сплатити перевіряється заборгованість працівника, який проводить оплату, якщо є право «Бути кур'єром для доставки» (D_DCO).
Якщо клієнт замовляє самовивезення, суми заборгованості не перевіряються.
Щоб була доступна кнопка Точна сума при погашенні заборгованості, встановіть галочку Дозволити введення точної суми при внесенні заборгованості.
Щоб співробітники могли внести більше грошей, ніж порахувала система, встановіть галочку Дозволити введення суми, яка більша за суму заборгованості.
Натисніть Зберегти зміни.

Друк документів

Друковані форми

Під час доставки замовлень друкуються документи «Накладна доставки», «Стікери до замовлення» та «Товарний чек».

Друк накладної та стікерів можна змінити у загальних налаштуваннях доставки. Друк товарного чека включається в налаштуваннях типу оплати.

Для друку документів використовуються шаблони, котрі налаштовуються в Syrve Office у розділі Адміністрування → Шаблони друкованих форм. Встановлені шаблони знаходяться у вкладці Стандартні. Шаблони користувача налаштовуються за допомогою дизайнера звітів Stimulsoft. Шаблони документів доставки налаштовуються лише на рівні RMS.

У накладній доставці можуть друкуватися алергени, які містяться у стравах. Для цього достатньо налаштувати їх у номенклатурних картках страв.

Друк накладної на аркуші А4

Замість друку на рулонному принтері можна роздрукувати накладну на стандартному принтері у форматі А4. Для цього в розділі Syrve Office Доставка → Налаштування доставки у полі Формат друку накладної виберіть Аркуш А4.

За потреби ви можете налаштувати певний формат накладної для кожного терміналу окремо. Для цього у файлі конфігурації Syrve POS (config.xml) у рядку «DeliveryInvoiceformat» вкажіть потрібний формат:

Roll – друк накладної на рулонному папері.
A4 – друк накладної на аркуші формату А4.
Default — використовується формат, вказаний у налаштуваннях Syrve Office (за промовчанням – рулонний).

Наприклад, цей рядок може виглядати так:

<DeliveryInvoiceFormat>Roll</DeliveryInvoiceFormat>

Примітка: налаштування формату друку накладної у файлі конфігурації Syrve POS є більш пріоритетним, ніж у Syrve Office.

Під час друку накладної (згідно з налаштуванням) вона буде відкрита у спеціальному вікні «StimulSoft», у котрому ви зможете переглянути документ, вказати кількість копій і направити на потрібний вам принтер. Шаблон накладної може бути налаштований відповідно до ваших потреб у програмі «StimulSoft».

Автоматичне додавання страв

Відповідно до стандартів обслуговування клієнтів у замовлення можуть додаватися додаткові страви, наприклад столові прибори, безкоштовні соуси, імбир, васабі, а також платні послуги доставки. Такі додаткові страви автоматично додаються при збереженні замовлення до відділення. Можуть бути додані ті страви, які продаються у відділенні доставки, і в них вказано тип місця приготування.
Щоб у замовлення автоматично додавалися додаткові страви:

Виберіть у меню Доставка → Автоматичне додавання страв та натисніть кнопку Додати.
У полі Додати страву виберіть елемент номенклатури, котрий автоматично додається у замовлення.
У полі Кількість вкажіть, у якій кількості додаткова страва додається у замовлення. Кількість вимірюється в одиницях, зазначених у номенклатурній картці цього елемента.
У полі Тип додавання виберіть, за яким правилом визначається кількість доданої страви:
- Для страв – за наявності в замовлення певної страви до неї додається додаткова страва у зазначеній кількості. Таке налаштування застосовується, наприклад, для додавання соусів. Вкажіть страви, для яких виконується автоматичне додавання обравши у полі Для кожної страви галочками одну або кілька страв. Щоб відзначити всі елементи номенклатурної групи, позначте галочкою назву групи. У полі Кількість вкажіть коефіцієнт для перерахунку кількості страви, що додається.
  Перерахунок виконується за такими правилами: визначається кількість страв замовлення, до яких належать додаткові страви. Воно множиться на заданий коефіцієнт перерахунку. Отримане значення округляється у бік цілого.
  Наприклад, до кожної порції "ролів" автоматично додається один "соус". Для цього вкажіть «соус» у полі Додавати страву, введіть кількість «1» у полі Кількість, та вкажіть «роли» у полі Для кожної страви. У замовленні чотири порції «ролів», до них належить чотири «соуси»: 4 × 1 = 4. Коефіцієнт перерахунку може бути не цілим числом. Наприклад, до кожної порції "ролів" може додаватися 0,3 "соусу", у цьому випадку до трьох "ролів" розраховується один "соус": 3 × 0,3 = 0,9 округляється до 1.
- Для кожної персони - кількість додаткової страви визначається за кількістю персон. Кількість розраховується так, щоб кожна особа отримала додаткову страву.
  Наприклад, кожній персони належить один комплект паличок або тарілок. Вкажіть «комплект паличок» у полі Додавати страву та введіть кількість «1» (один комплект) у полі Кількість.
  Ви можете вказати перелік страв, котрі повинні бути присутніми у замовленні, щоб автоматично були додані потрібні позиції. Це можна зробити за допомогою поля Якщо є страви.
  Наприклад, якщо гість замовив лише піцу, то комплект паличок йому не потрібен. Для цього в полі Якщо є страви, вкажіть тільки страви японської кухні. Якщо поле залишити порожнім, то позиція буде додаватися до кожного замовлення незалежно від його складу.
- Для всього замовлення - додається фіксована кількість страви на замовлення, наприклад, упаковка. Може бути додано додаткову платну послугу доставки, якщо вона не залежить від районів доставки.
Збережіть налаштування.