Довідник гостей

Швидке переміщення по статті:

У довіднику Гості банкетів і резервів зберігається інформація про гостей, які вже замовляли страви в закладі, бронювали столик або оформлювали банкет, а також клієнти доставки.

Додавати, редагувати або видаляти картки гостей може співробітник із правом "Робота з довідником клієнтів" (B_GUEST). Щоб вивантажувати список клієнтів, необхідне право "Експорт списку гостей в Excel" (B_EGL).

У списку червоним кольором виділені неблагонадійні клієнти доставки, яких занесено до чорного списку.

Як додати нового гостя

Виберіть у головному меню додатка пункт Контрагенти → Гості банкетів і резервів або Доставка → Клієнти доставки.
Натисніть кнопку Додати.
У вкладці Основна інформація введіть:
1. Ім'я, По батькові та прізвище гостя.
2. Номер телефону та натисніть клавішу Enter або перейдіть на наступне поле. Цей номер використовується при замовленні гостем банкета, чи коли він резервує столик, замовляє доставку.
3. Номер картки, яку видано гостю. Це може бути клубна картка з довідника Syrve Office або картка Loyalty. Номер може містити будь-які літери та цифри, а також символи для маски (.,$^{}[](|)*+-?\=).
4. Якщо для карти вказана знижка або надбавка, то вона відобразиться в полі Рекомендована знижка.
5. Коментар - додаткова інформація про гостя.
6. Поля Юр.особа, Реклама і Чорний список використовуються в службі доставки. Докладніше див. статтю Довідник клієнтів.
7. Адреса використовується для формування рахунку-фактури для гостя, а також у доставці замовлень.
У вкладці Додаткова інформація:
1. Поля Дата створення і Дата останнього замовлення заповнюються автоматично і недоступні для редагування.
2. Введіть Email гостя, на який він отримуватиме розсилку з акціями Syrve Loyalty.
3. Вкажіть Дату народження. Вона використовується в Syrve Loyalty, щоб вчасно вітати гостя і робити подарунки в день народження.
4. Виберіть Стать. Ця інформація використовується в Syrve Loyalty у спеціальних акціях або для правильного поводження в розсилках.
5. У полі Згода на обробку персональних даних вкажіть, чи дозволив гість зберігати й обробляти його персональні дані.
6. Вкажіть, на який тип розсилки згоден гість: повідомлення про статус замовлень, рекламну розсилку або повідомлення від системи лояльності.
  Запит згоди на обробку персональних даних і розсилки регламентується внутрішніми правилами компанії та вмикається в Налаштуваннях торгового підприємства → Загальні налаштування. Там же можна ввімкнути згоду за замовчуванням для всіх нових гостей.
Натисніть кнопку Зберегти і закрити.

Кілька номерів телефону та Email

У гостя може бути кілька номерів телефону або електронних адрес, щоб додати новий номер, у полі Телефон натисніть кнопку + , введіть номер і натисніть Зберегти.

Як додати ще один телефон у картку гостя

Щоб змінити номер телефону, виберіть його зі списку за допомогою кнопки ∨ , натисніть кнопку … , внесіть виправлення та натисніть кнопку Зберегти. При виході з картки натисніть кнопку Зберегти і закрити, інакше зміни не застосуються.

Щоб видалити номер телефону, виберіть його зі списку за допомогою кнопки ∨ , натисніть кнопку … і у вікні, що відкрилося, натисніть Видалити.

Аналогічно можна додати, змінити або видалити додатковий Email у вкладці Додаткова інформація.

Персональні дані гостей

Список гостей розділений на кілька закладок для роботи з персональними даними. Вони доступні тільки співробітнику з правом "Адміністрування системи" (B_ADM).

У вкладці Згода не визначена або немає термінів можна відібрати гостей, у яких персональні дані перебувають у невизначеному стані, і потім масово встановити період і термін дії згоди, а також припинити обробку. Масова дія з персональними даними гостей може знадобитися в перехідному періоді, докладніше про це див. у статті Захист персональних даних.

На решті вкладок можна тільки подивитися, які гості відкликали згоду, відмовили в обробці даних тощо.

Знижки та надбавки

Гостям закладу можуть бути надані знижки, їм можуть бути видані дисконтні картки. Гості можуть отримувати знижку протягом кількох "щасливих годин". Знижка може бути надана або на всі страви замовлення, якщо гість почав замовляти в "щасливу годину", або тільки на страви замовлення, які гість встиг замовити протягом "щасливої години". Знижка може призначатися у відсотках від вартості замовлення або мати фіксований розмір у гривнях.

Знижка Округлення на користь гостя створена автоматично для врахування копійок під час округлення сум замовлень і використовується в налаштуванні сервісного збору Округлення на користь гостя. Властивості недоступні для редагування, і її не можна видалити.

Можливість надання знижок на замовлення за клубними картками визначається також налаштуваннями обладнання, які за замовчуванням уже задано в Syrve Office - зареєстрований віртуальний пристрій Процесинг карт із драйвером.

Налаштуйте список можливих знижок і надбавок.

У меню Дисконтна система виберіть пункт Знижки та надбавки.
Натисніть кнопку Додати і введіть параметри знижки:
1. Введіть назву знижки в системі та ту назву, яку друкуватимуть на чеку.
2. Вкажіть тип знижки - Знижки та надбавки.
3. За необхідності встановіть галочку Підтвердити вибір знижки вручну за наявності інших знижок.
4. В організації можуть використовуватися різні дисконтні програми, які повинні автоматично застосовуватися в певний час і дні тижня. Встановіть галочку Застосовувати тільки в період і задайте періоди дії знижки.
  Для знижки можна задати кілька періодів. Наприклад, знижка 50% діє в період з 22:00 по 04:00 з п'ятниці на суботу. Задайте два періоди: для п'ятниці з 22:00 по 23:59 і для суботи з 00:00 по 04:00.
5. Задайте обмеження за сумою замовлення, встановивши галочку Застосовувати, якщо сума замовлення не менша, і вказавши суму, починаючи з якої нараховуватиметься знижка.
6. Виберіть спосіб надання знижки за часом. Якщо задано Застосовувати за часом друку першої страви, то перевіряється проміжок часу від моменту друку першої зі страв до моменту друку пречека (якщо пречек не друкувався, то до моменту оплати замовлення). І якщо він перетинається зі "щасливою годиною", то знижка застосовується до всіх страв замовлення. Якщо задано Застосовувати за часом друку кожної страви, то перевіряється час друку кожної страви. Якщо він потрапляє в "щаслива година", то знижка до цієї страви застосовується.
  До страв, надрукованих поза "щасливою годиною", знижка не застосовується. Повторний друк страви на знижку не впливає. У разі поділу страви кожна її частина має той самий час друку, що й сама страва. При використанні курсів враховується час першого друку на приготування, а не друку чека подачі. Знижка також може бути застосована до банкетного замовлення, враховується час його друку.
7. Натисніть кнопку Далі.
Вкажіть можливі способи призначення знижки:
1. Знижка може бути обрана вручну або прокатом картки під час оплати замовлення в Syrve POS.
  При встановленій галочці Можна призначати за карткою знижка буде доступна при заведенні дисконтних карток. При встановленій галочці Можна призначати вручну знижка буде доступна в Syrve POS при нарахуванні знижки для певного замовлення.
  Для того щоб знижка застосовувалася автоматично в налаштовані для неї дні та години під час оформлення замовлення в Syrve POS, необхідно встановити галочку Встановлювати автоматично.
  Для вибору знижки вручну необхідне право "Встановлювати надбавку і знижку для замовлення" (F_ID), для вибору прокаткою карти - право "Встановлювати надбавку і знижку для замовлення за гостьовою картою" (F_IDGC).
2. У полі Друкувати цифри задається кількість цифр гостьової картки (якщо знижка нараховується за карткою), яку буде надруковано на чеку.
3. Офіціант може надати знижку на окрему страву або модифікатор на свій розсуд. Така знижка налаштовується за допомогою параметра Вибір страв на розсуд офіціанта.
4. Додатково може бути накладено обмеження на те, в яких місцях обслуговування (відділеннях) можливе нарахування цієї знижки. Для цього необхідно проставити або прибрати галочки навпроти назв місць обслуговування в блоці Місця продажів, де застосовується знижка.
5. Галочка в полі Можна використовувати з іншими знижками дозволяє застосовувати знижку одночасно з іншими знижками в замовленні.
  
  Увага! Знижки з фіксованою сумою завжди комбінуються з іншими, незалежно від налаштування Чи можна використовувати з іншими знижками. Тому це налаштування використовується тільки для відсоткових знижок.
  
  Знижки розраховуються окремо для кожної страви в замовленні. Наприклад, налаштовані некомбіновані знижки: 10% на страви бару і 20% на страви кухні. Якщо в замовленні є барні та кухонні страви, то для кожного типу страв нараховуватиметься своя знижка.
  Якщо в замовленні є страва, на яку поширюється кілька знижок, то до страви будуть застосовуватися ВСІ сумісні знижки та ОДНА несумісна. Наприклад, налаштовані знижки: 10% на алкоголь і тютюн (несумісна), 20% на страви кухні та алкоголь (несумісна), 5% алкоголь (сумісна). Тоді на алкоголь поширяться знижки 20% і 5% (з несумісних знижок застосовується більша за сумою).
6. Виберіть Режим обслуговування, в якому застосовується знижка: Звичайне замовлення, Доставка кур'єром або Доставка самовивозом. Режим обслуговування пов'язаний з типом замовлення. Знижка буде доступна в замовленнях, у яких тип належить до обраного режиму обслуговування.
7. Якщо в налаштуваннях торговельного підприємства у закладці Налаштування обліку знято галочку ПДВ включено у вартість страв, то вкажіть, чи потрібно враховувати знижку при розрахунку ПДВ. За замовчуванням галочка Враховувати знижку під час розрахунку ПДВ не включеного у вартість встановлена, тобто ПДВ розраховується після застосування до страв цієї знижки.
8. Натисніть кнопку Далі.
Вкажіть тип і розмір знижки:
1. Відсоток. Задайте, скільки відсотків від вартості замовлення становитиме знижка.
2. Фіксована сума. Введіть певну суму, яка автоматично відніматиметься з вартості замовлення. Або поставте галочку Призначати суму, і тоді ви зможете на касі вводити величину знижки.
Знижка може бути загальна для всіх категорій страв або ж індивідуальна для кожної з них:
1. Якщо знижка загальна, то в полі Застосовувати для всіх категорій страв має стояти галочка (у полі Тип вибрано значення Знижка), а в полі Відсоток знижки задано її розмір.
2. Для того щоб налаштувати знижку тільки для певної категорії страв, необхідно видалити галочку в полі Застосовувати для всіх категорій страв. Після цього навпроти кожної категорії в списку вибрати в колонці Тип значення - Знижка (або залишити "Не застосовується", якщо на цю категорію знижка не поширюється), а в колонці Відсоток задати її розмір.
3. Як буде розрахована знижка, задається в блоці Метод застосування. Різні знижки можуть застосовуватися в різному порядку. Одні завжди застосовуються до суми чека. Для такої знижки встановіть До повної суми замовлення. Інші застосовуються до суми, яка вийшла вже після застосування більш пріоритетних знижок. Встановіть З урахуванням інших знижок і задайте черговість застосування знижки в полі Пріоритет.
4. У полі Коментар за необхідності напишіть додаткову інформацію про цю знижку.
5. Натисніть кнопку Далі.
Активуйте знижку, натиснувши кнопку ОК.

Надбавка створюється аналогічно, але на кроці вибору типу і розміру в полі Тип виберіть пункт Надбавка.

Сумісність знижок з типами оплати

Система Syrve дає змогу пов'язати можливість застосування знижок із типами оплати, тобто зробити так, щоб знижку на замовлення не можна було застосувати в разі, коли замовлення оплачується певним способом. Це задається в процесі налаштування дисконтної системи (пункт меню Дисконтна система → Знижки та надбавки).

Вікно налаштування системи знижок містить таблицю сумісності знижок із типами оплати. По вертикалі - список типів знижок, по горизонталі - список типів оплати. Якщо в комірці таблиці, що знаходиться на перетині рядка зі знижкою і стовпчика з типом оплати, встановлена галочка, то такі параметри оплати є сумісними (тобто під час оплати в такий спосіб така знижка може бути застосована). За замовчуванням усі знижки сумісні з усіма типами оплати - у всіх комірках таблиці встановлено галочки. Для несумісних параметрів потрібно видалити галочки у відповідних комірках таблиці.

Якщо при певному способі оплати можуть (не можуть) використовуватися всі наявні знижки, потрібно в стовпчику з назвою цього типу оплати натиснути праву кнопку миші та вибрати пункт контекстного меню Встановити все (Зняти все). У стовпчику з обраним типом оплати будуть встановлені (зняті) всі галочки.

Якщо в Syrve POS під час оформлення замовлення задано знижку, у якої є обмеження за можливими способами оплати, то у вікні розрахунку цього замовлення будуть доступні тільки кнопки, що відповідають за ті способи оплати, які можуть бути застосовані.

Налаштування знижки "Флаєр"

Флаєр - це особлива маркетингова програма. За нею клієнт може отримувати страви безкоштовно за умови пред'явлення спеціального купона.

Витрата страв, на які було надано знижку за флаєром, обліковується актом списання. Для цього налаштовуються причина видалення і рахунок списання. Перелік страв, які повинні брати участь у флаєрній програмі, налаштовується і управляється централізовано за допомогою наказів про зміну прейскуранта.

Для налаштування знижки "Флаєр":

У плані рахунків додайте рахунок «Списання за флаєром» з типом Прямі витрати (собівартість). Як додати рахунок, див. у статті План рахунків.
Налаштуйте тип видалення "По флаєру" з найменуванням "По флаєру", списанням страви зі складу на рахунок "Списання по флаєру". Зніміть галочку Доступна для ручного використання в SyrvePOS (докладніше див. Причини видалень).
Додайте знижку "Флаєр":
1. У розділі Дисконтна система головного меню виберіть пункт Знижки та надбавки.
2. Натисніть кнопку Додати і введіть параметри знижки:
3. Натисніть кнопку Додати.
4. Введіть основні параметри знижки:
  - Заповніть поля Назва та Назва на чеку.
  - Вкажіть тип знижки - "Флаєр".
  - Встановіть галочку Підтвердити вибір знижки вручну за наявності інших знижок.
  - Щоб знижку за флаєром можна було призначити тільки в певні дні та години, встановіть галочку в полі Застосовувати тільки в період і налаштуйте період застосування знижки.
  - Натисніть кнопку Далі.
5. Вкажіть можливі способи призначення знижки за флаєром:
  - Знижку за флаєром можна вибрати тільки вручну. При встановленій галочці Можна призначати вручну флаєрна знижка буде доступна в Syrve POS під час нарахування знижки для певного замовлення. Для вибору знижки вручну необхідно право "Встановлювати надбавку і знижку для замовлення" (F_ID).
  - Натисніть кнопку Далі.
6. Введіть параметри "флаєра":
  - У полі Візуальний код введіть, наприклад, "ФЛ". Цим кодом відзначатимуться в замовленні страви, до яких застосовується знижка "за флаєром".
  - У полі Причина видалення виберіть "За флаєром".
  - Якщо в пречеку мають бути надруковані страви, отримані безкоштовно "за флаєром", поставте галочку Друк у пречеку страв за флаєром.
  - Натисніть кнопку Далі.
7. Встановіть галочку Активувати знижку і натисніть кнопку ОК.
8. Щоб визначити, на які страви надаватиметься знижка за флаєром, створіть наказ про зміну прейскуранта. Додайте до нього потрібні позиції і в стовпчику Флаєрна програма позначте галочками страви, на які можна отримати знижку за флаєром. Як створити наказ, див. у статті Прейскурант.

Клубні картки

Для підвищення лояльності постійних гостей їм можуть видавати дисконтні (клубні) картки, за якими їм надаватимуть знижку під час оплати замовлень. Щоб зареєструвати таку картку в системі:

Виберіть у меню Дисконтна система пункт Клубні картки та натисніть кнопку Додати.
У полі Номер введіть номер картки або натисніть кнопку … і прокатайте картку. Номер може містити будь-які літери та цифри, а також символи для маски (.,$^{}[](|)*+-?\=).
У полі Ім'я власника введіть ім'я гостя, якому ця картка видається.
У полі Тип виберіть зі списку тип картки, як правило - це розмір знижки. У списку присутні тільки знижки, у налаштуваннях яких зазначено спосіб призначення Можна призначати за карткою. Див. Знижки та надбавки.
Виберіть цінову категорію, до якої має належати ця карта. У цьому разі поле Тип буде недоступним. Див. Цінові категорії.
Натисніть кнопку ОК.

Щоб видалити інформацію про карту, виберіть відповідний їй рядок натисканням лівої клавіші миші та натисніть кнопку Видалити.

Якщо ви відкрили для редагування наявну карту із заданим типом, і за нею вже були продажі, то в полі Цінова категорія буде встановлено значення Усі цінові категорії і воно недоступне, ви можете змінити тільки тип знижки. Якщо продажів не було, то ви можете вибрати цінову категорію.

Якщо в картці задано цінову категорію, і за карткою були продажі, то поле Тип буде недоступне, ви можете змінити тільки цінову категорію (вибрати "Всі цінові категорії" не можна). А якщо продажів не було, і ви хочете задати тип знижки, то спочатку встановіть значення "Всі цінові категорії", після цього ви можете вибрати тип знижки.

Для оптимізації швидкості роботи з дисконтними картками в Syrve використовується спеціальний механізм (під час зіставлення фізичних карток дисконтним карткам, зареєстрованим в Syrve).

Такий механізм реалізовано за допомогою парсера, який вирізає частину треку магнітної картки і трактує його як логічний номер картки в Syrve. Для використання механізму необхідно налаштувати маски, які будуть застосовані до треків карток (у файлі конфігурації %AppData%\Syrve\CashServer\PluginConfigs\Resto.CashServer.DiscountCardsAdapter\DiscountCardsAdapter.config).

Маска задається за допомогою символів "*" (будь-який символ треку) і "N" (символ треку).

Особливі гості закладу

Якщо ви хочете відкрити депозитний рахунок для кого-небудь із постійних гостей:

Виберіть у меню Контрагенти пункт Гості.
Щоб ввести нову картку, натисніть кнопку Додати. Відкриється вікно персональної картки гостя, схожої на персональну картку співробітника.
У полі Ім'я в системі необхідно ввести ім'я гостя, під яким він буде представлений у різних звітах, а також в Syrve POS (наприклад, під час закриття замовлення в кредит).

За необхідності в полях Прізвище, Ім'я, По батькові, Стать, Адреса, Телефон і Моб. Телефон, Компанія, E-mail введіть додаткову інформацію про вашого гостя. Код гостя заповнюється автоматично. Ви можете змінити це значення, при цьому воно має бути унікальним у системі.
Виберіть цінову категорію, до якої має належати гість. У цьому разі він зможе купувати товари та послуги за цінами, встановленими для цієї категорії.
Перейдіть у вкладку Додаткові відомості. У полі № Карти введіть номер картки гостя або натисніть кнопку … і прокатайте її.
У вкладці Додаткові відомості ви можете вказати додаткову аналітичну ознаку "концепція". Тоді можна отримати Звіт про рух грошових коштів з деталізацією за цією ознакою (за допомогою фільтра Деталізація за концепцією).
За необхідності ви також можете ввести інформацію у вкладці Паспорт/Ліцензія.
Вкладка Фото призначена для зберігання фотографії гостя. Під час перегляду відеофрагментів у журналі подій можна буде переглянути фотографію та порівняти її із зображенням на відео. Щоб додати фотографію, натисніть кнопку Вибрати та виберіть файл із зображенням (у форматі . bmp, . jpg, . gif або . png). У вкладці з'явиться фотографія із зазначенням її розміру в пікселях.
Натисніть кнопку Зберегти.

Замовлення гостей, які зареєстровані в системі в такий спосіб, можуть оплачуватися "в кредит", при цьому вартість замовлень списуватиметься з депозитного гостьового рахунку.

Отримати інформацію про взаєморозрахунки з гостем ви можете за допомогою Акта звірки взаєморозрахунків, у нього потрапляють усі транзакції з розділу.

"Зобов'язання" Плану рахунків (кнопка Акт звірки у списку гостей). Див. Акт звірки взаєморозрахунків.

Внесення грошей на рахунок гостя

Поповнення депозитного рахунку гостя може бути зареєстровано як в Syrve Office, так і в Syrve POS.

У разі, якщо гість закладу, для якого відкрито депозитний рахунок, його поповнює, виконайте такі дії, щоб зареєструвати оплату:

Виберіть пункт меню Фінанси → План рахунків. Відкрийте картку рахунка "Депозити гостей".
Клацніть мишею по останньому рядку списку (у ньому синім шрифтом задано поточну дату і тип операції).
У полі Корр. рахунок виберіть рахунок, з якого будуть списані кошти на рахунок кредиту гостя.
У полі Шеф-контрагент виберіть ім'я гостя, кредит якого поповнюється. За необхідності в полі Коментар введіть причину.

У полі Кредит введіть суму, на яку збільшується кредит, і натисніть кнопку Зберегти.